Você já conversou com uma pessoa que demora muito para concluir a sua ideia, que utiliza palavras desnecessárias para expressar o que pensa ou que abre vários parênteses e não os fecha adequadamente ao longo da conversa? É desesperador participar desse tipo de diálogo, não é mesmo?

Isso ocorre porque essas pessoas não são capazes de sintetizar as suas ideias, o que torna a comunicação cansativa e nem sempre clara. Dessa forma, é fundamental desenvolver o poder de síntese na comunicação. Mas qual é a importância disso? Como podemos desenvolver essa habilidade? As respostas, você confere no artigo a seguir. Boa leitura!

O que é o poder de síntese e qual é a sua importância?

O poder de síntese é a capacidade de comunicar-se de forma clara e objetiva, expressando as suas ideias com o mínimo possível de palavras e gestos. Assim, tudo aquilo que é desnecessário ou de menor importância é excluído do discurso, seja falado, seja escrito. Isso é importante para que a comunicação das pessoas seja mais clara, mais rápida e mais eficaz.

Uma comunicação que não é sintetizada é considerada prolixa, ou seja, pouco objetiva. Nesse caso, o discurso parece não ter uma sequência lógica, as informações importantes se misturam aos detalhes, os temas se intercalam, e pode faltar compreensão entre as partes envolvidas.

No dia a dia atual, em que o tempo se tornou um recurso escasso, a objetividade e o poder de síntese na comunicação se tornaram diferenciais importantes e muito úteis. Isso se vê na comunicação corporativa, entre colegas, entre líderes e liderados e entre profissionais e clientes. Até mesmo a comunicação pessoal, entre amigos e familiares, também carece de mais objetividade em muitos contextos.

Como sintetizar as ideias e comunicar-se melhor?

Agora que você já compreende a importância de sintetizar as suas ideias, confira 6 dicas práticas para colocar isso em prática na sua comunicação diária.

1. Pense antes de falar/escrever

A primeira dica parece óbvia, mas muita gente simplesmente se esquece dela, o que provoca grandes confusões. Por isso, pense antes de falar ou escrever qualquer coisa. Reflita sobre as seguintes questões:

  • O que você precisa comunicar?
  • A quem se destina a sua mensagem?
  • O que a pessoa já sabe? O que você precisa informar?
  • Qual é a melhor linguagem a ser adotada? Mais formal ou informal?
  • Qual é o melhor momento para comunicar?
  • Qual é o melhor canal de comunicação a ser utilizado? Conversa presencial? Telefonema? Mensagem de texto?
  • Qual é o objetivo que você pretende alcançar?

São informações essenciais, que precisam ser pensadas. Isso evita, por exemplo, que um funcionário seja demitido por mensagem de texto, de forma brusca, o que é bastante desumano.

2. Delimite o assunto e não fuja dele

Ao pensar na sua comunicação, delimite o assunto, de modo que você não fuja dele. Em uma reunião sobre uma ação de marketing para alavancar as vendas de um produto, por exemplo, os colaboradores envolvidos devem evitar falar sobre questões paralelas, como a vida pessoal ou os problemas da empresa não relacionados ao marketing.

Isso evita que as pessoas abram “parênteses” no meio da conversa e depois não saibam como retomar o assunto principal, podendo até se esquecer do que estavam falando. Assim, as reuniões ficam mais rápidas e as conversas se tornam muito mais práticas e objetivas.

3. Não interrompa, nem seja interrompido

Há um ditado popular que diz que “quando um burro fala, o outro abaixa a orelha”. Isso significa que uma comunicação sintetizada e objetiva só é possível quando os envolvidos não falam ao mesmo tempo. Se todos querem expressar as suas ideias simultaneamente, ninguém presta atenção em ninguém, e a conversa demora muito mais do que o necessário.

Por isso, já combine com todos os envolvidos na sua comunicação que você deverá falar o que precisa ser falado até o fim, sem interrupções, deixando as perguntas e opiniões para serem dadas ao final. Isso torna o processo muito mais claro e rápido, evitando a perda de tempo e as confusões geradas pela falta de atenção ao que foi dito.

4. Abra o diálogo já citando o que é mais importante

A comunicação do dia a dia não é uma redação escolar ou um filme de terror. Isso significa que você não precisa criar uma introdução sutil e ir aumentando gradativamente a intensidade dos fatos narrados para chegar ao clímax. No cotidiano, você já pode e deve abrir a conversa com a informação mais importante.

Depois, caso necessário, você pode complementar com as informações de menor importância. Nesse ponto, inspire-se no jornalismo: o primeiro parágrafo da notícia, conhecido como lead, já cita tudo o que aconteceu, deixando os detalhes para os parágrafos seguintes.

5. Não repita as informações

Para sintetizar as suas ideias, saiba que você não precisa repetir as informações. Isso deixa os interlocutores ansiosos e a conversa desnecessariamente extensa. Apenas repita os dados se as pessoas não os tiverem compreendido com clareza.

Além disso, procure o meio mais objetivo de expressar as suas ideias, ou seja, utilizando a quantidade mínima necessária de palavras para ser entendido.

  • Exemplo eficaz: “O produto x não apresentou bons resultados em vendas, de modo que precisamos pensar em novos meios de divulgá-lo e torná-lo atrativo ao público. Vocês têm sugestões?”.
  • Exemplo não eficaz: “Sabe o produto x? Então, o pessoal de vendas me informou que a meta de vendas ficou 20% abaixo do esperado para o mês. Pode ser que o mês que vem seja melhor, mas, em todo caso, eles me pediram para reunir o time de marketing e pensar em novas ações de divulgação, como um anúncio nas redes sociais ou um filme publicitário na televisão. O que vocês acham?”.

6. Conclua deixando claro o que você espera do outro

Por fim, conclua a sua mensagem deixando claro o que você espera que o outro faça. Por que você está compartilhando aquela informação? Quer um conselho? Uma atitude? Ou apenas esclarecer algo que havia ficado confuso?

Nesse caso, deixe claro o que você quer que o outro faça. Além disso, pergunte se ele tem alguma dúvida ou se tudo o que você disse ou escreveu ficou claro. Essa confirmação evita o retrabalho de esclarecer as informações novamente — o que causa muitos atrasos e problemas, sobretudo nas empresas.

Coloque as 6 dicas acima em prática para sintetizar as suas ideias. Assim, a sua comunicação ficará muito mais objetiva, os seus interlocutores compreenderão totalmente o seu raciocínio, e as decisões e ações do dia a dia ficarão muito mais práticas!

E você, querida pessoa, sabe sintetizar as suas ideias? De que formas pode melhorar a sua comunicação? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!