Uma reunião de kick off é uma reunião de início de projeto. O termo em inglês kick off em geral está associado ao lançamento; ao início de algo. Nas empresas, essas reuniões são muito importantes para alinhar as expectativas iniciais, os objetivos e o planejamento estratégico para a concretização do projeto.
Talvez o termo seja novo para você, mas o conceito certamente não é novidade. Ainda assim, vale a pena ressaltar a importância e a maneira adequada de conduzir esse tipo de reunião. Neste artigo, você vai conferir 7 dicas de como elaborar uma reunião de kick off. Tenha uma ótima leitura!
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O que é uma reunião de kick off?
Conforme citamos, uma reunião de kick off é um encontro com os profissionais de uma empresa ou de uma equipe específica para iniciar um projeto. O termo tem a sua origem no futebol americano, sendo o kick off o pontapé inicial da partida.
Essas reuniões podem ocorrer em basicamente qualquer empresa, independentemente das atividades que ela executa ou do tamanho da organização. Uma reunião de kick off deve definir itens básicos e essenciais no início de um projeto, como:
- O nome do projeto e o seu objetivo;
- As atividades que serão desenvolvidas e os seus respectivos responsáveis;
- Os métodos e ferramentas que serão utilizados — tanto para realizar as atividades quanto para mensurar os seus resultados;
- As regras e as obrigações que todos os envolvidos devem obedecer (incluindo a quem devem se reportar);
- A definição de um cronograma, com os prazos para a execução de cada tarefa;
- A definição dos recursos que serão utilizados e das restrições do projeto, incluindo um planejamento financeiro.
A reunião de kick off é basicamente a consolidação de toda a fase de planejamento de um projeto, comunicando o que foi decidido aos envolvidos, de modo que estejam todos na mesma página. Ela deve ser conduzida pelo gerente do projeto em questão.
7 dicas para conduzir uma reunião de kick off com sucesso
Confira as 7 recomendações a seguir para que a sua reunião seja bem-sucedida no propósito de apresentar o novo projeto.
1. Como gerente de projetos, estude o assunto
Se você é o gerente do projeto, saiba que a reunião de kick off é uma responsabilidade sua, e não do patrocinador. Sendo assim, estude tudo sobre o projeto: objetivos, métodos, ações, etapas, cronograma, orçamento, pessoas envolvidas, recursos a serem utilizados e possíveis dificuldades a serem enfrentadas. Além disso, pense nas possíveis perguntas que as pessoas da sua equipe farão. Certifique-se de estar bem preparado, com as informações na ponta da língua.
2. Faça uma programação para a reunião
Antes da reunião, convoque todos os envolvidos. Já no e-mail ou carta de convite, explique o que é a reunião de kick off, faça uma breve introdução do projeto em questão e apresente os tópicos que serão abordados ao longo do encontro. Defina a data, o horário e o local. Além disso, comunique a todos a duração da reunião, a fim de que todos possam se planejar melhor. Ao abrir o encontro, reforce todas as informações acima, de modo que as expectativas estejam alinhadas.
3. Controle o tempo e o dinamismo da apresentação
A pessoa responsável por apresentar um projeto precisa ser a primeira a acreditar no sucesso dele. Por isso, demonstre entusiasmo e confiança naquilo que disser. Mantenha a reunião dinâmica, apresentando o projeto em aproximadamente 30 minutos e, posteriormente, abrindo para perguntas. Fale de maneira estimulante, de modo que as pessoas não fiquem entediadas. Certifique-se de que todos estejam focados e mantenha o tom de voz enérgico.
4. Faça um bom uso dos recursos visuais
Em uma apresentação de projeto, é fundamental apresentar slides e vídeos, de preferência com foco nas imagens e com textos reduzidos. Se desejar, entregue a todos um material impresso com textos mais detalhados ao fim da reunião. Procure fazer uma apresentação com não mais do que 15 slides, contendo imagens e gráficos. Apresente dados numéricos em tabelas, mas evite o excesso de informações. Coloque no slide apenas aquilo que não pode ser esquecido. Foque na sua fala.
Um bom roteiro de slides pode ser executado na seguinte ordem:
- Nome do projeto;
- Objetivo a ser alcançado;
- Equipes envolvidas e as suas respectivas funções;
- Justificativa do projeto;
- Atividades a serem desenvolvidas — de preferência divididas em etapas;
- Recursos a serem utilizados (humanos, financeiros, materiais, tecnológicos etc.);
- Cronograma das atividades;
- Orçamento do projeto;
- Plano de reuniões;
- Riscos envolvidos;
- Resultados esperados.
5. Inicie a apresentação com o objetivo e explore a emocionalidade
A reunião de kick off também tem o objetivo de conquistar as pessoas e obter o seu apoio ao projeto. Por isso, é importante desenvolver um discurso não apenas informativo, mas também persuasivo. Abra a apresentação com o objetivo do projeto, explicando a sua importância e os benefícios que a sua realização promoverá. Utilize gatilhos mentais, como comparações, urgência, escassez, prova social, exclusividade, novidade, antecipação, enfim, os clássicos do marketing contemporâneo.
6. Ressalte os problemas que serão resolvidos
O objetivo de todo projeto é conduzir as pessoas e as empresas de um estado específico para um estado melhor. Nesse sentido, procure relembrar os problemas que a organização tem vivenciado, de preferência que possam ser comprovados estatisticamente. Em seguida, explique a maneira pela qual o novo projeto tende a resolver ou ao menos amenizar essa questão. Isso também é um gatilho mental importante para defender a sua ideia.
7. Explique a importância de cada membro da equipe e tire as dúvidas de todos
Ao concluir a apresentação, explique que a concretização do projeto só será possível se todos se comprometerem a dar o melhor de si. Cada membro escolhido para esse projeto tem competências e conhecimentos fundamentais nas suas respectivas áreas e funções. Portanto, motive as pessoas a fazerem o melhor, demonstrando que você também confia no trabalho de cada um. Por fim, tire as dúvidas de todos.
Uma reunião de kick off, em conclusão, é a apresentação do projeto que será efetuado, consolidando a fase de planejamento. Siga as dicas acima e tenha muito sucesso no encontro com a sua equipe!
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