Os projetos das empresas necessitam de planejamento estratégico para que saiam do papel e efetivamente sejam realizados. Nesse sentido, um dos fatores que mais preocupam os gestores das organizações é o tempo. Esse recurso é limitado, já que devemos aproveitar as oportunidades. Sem a organização adequada do tempo disponível para realizar as atividades, o desperdício pode acontecer, o que impacta a produtividade até mesmo as finanças de uma empresa.

Para que os projetos sejam desenvolvidos com organização e com uma boa administração do tempo, é essencial construir um cronograma. Neste artigo, você vai descobrir como fazer isso em 6 etapas. Siga em frente e tenha uma excelente leitura!

O que é um cronograma de projeto?

Um cronograma de projeto é um documento que lista as etapas de realização desse projeto, definindo para cada uma delas uma estimativa de tempo. Podem ser definidas datas definitivas para a conclusão de cada etapa (como “26 de abril de 2022”) ou expressões menos definidas (como “outubro de 2023” ou “prazo de 3 meses”).

Outras informações do cronograma podem incluir o responsável pela tarefa, a maneira como ela está sendo feita, a verba empregada na etapa e o seu respectivo status (concluída, em andamento, atrasada, não iniciada etc.). Trata-se de uma maneira visual bastante simplificada, geralmente em forma de tabela, para organizar todas essas informações. Isso ajuda a manter todos os envolvidos no projeto atualizados, a acompanhar o progresso de cada etapa e a evitar atrasos.

Como criar um cronograma de projeto?

A criação de um cronograma de projeto é rotina nas empresas mais planejadas e, portanto, é um mecanismo eficaz de administrar o tempo disponível. Se você não sabe como esse documento pode ser criado, confira as 6 etapas a seguir.

1. Estruture o seu cronograma

O primeiro passo para criar um cronograma é definir a sua estrutura, ou seja, estabelecer quais itens farão parte dele. Por exemplo: projeto, tarefa, nome do responsável, data de início, data de término etc. Defina se será um cronograma físico ou digital, bem como quais serão as pessoas responsáveis por atualizá-lo e fiscalizá-lo.

Dê as instruções adequadas de como o cronograma deve ser preenchido pelos profissionais envolvidos no projeto. Tire todas as suas dúvidas e explique por que é essencial acompanhá-lo durante toda a execução do projeto. Isso pode ser feito em uma reunião com a equipe envolvida, redigindo um documento com todas as diretrizes definidas.

2. Estabeleça as tarefas

Depois de estruturar o seu cronograma, é hora de começar a preenchê-lo. Para isso, determine todas as tarefas que serão acompanhadas no programa, isto é, todas as etapas que deverão ocorrer desde o momento atual até a conclusão do projeto.

Nesse momento, também é importante reunir-se com a equipe, afinal de contas, ninguém mais do que os próprios colaboradores sabe tudo aquilo que precisa ser feito, não é mesmo? Os líderes costumam ter uma noção mais ampla do projeto, mas os profissionais têm uma visão mais específica das suas respectivas funções. Certifique-se de que nenhuma atividade seja esquecida.

Além disso, atribua responsáveis para cada atividade e escreva um breve descritivo de como essas atividades devem ser feitas. Você pode incluir dados como: orientações de execução, valor investido na etapa, indicadores de desempenho a serem monitorados etc.

3. Defina a ordem de realização das atividades

Após listar as atividades, defina uma ordem para elas. Algumas podem até ser realizadas simultaneamente, mas há outras que dependem de etapas anteriores. Não podemos jogar a cobertura no bolo se a massa ainda não estiver pronta, concorda? Portanto, com a ajuda da equipe, defina a ordem de realização de cada tarefa.

Nesse momento, verifique quais tarefas dependem de outras e quais podem ser realizadas ao mesmo tempo. Organize as atividades em ordem de realização no seu cronograma, de modo a facilitar a visualização do andamento do projeto.

4. Determine uma duração aproximada para cada atividade

Os recursos humanos, financeiros e materiais disponíveis para a execução de cada atividade serão essenciais para a estimativa dos prazos de realização. Para fazer essa estimativa, o gestor deverá conversar com os responsáveis pelas tarefas, além de buscar referências em projetos semelhantes que tenham sido realizados no passado.

Outro aspecto que deve ser considerado é a disponibilidade de recursos. Se duas tarefas demandam uma mesma ferramenta, não há como elas serem executadas ao mesmo tempo, certo? Fique atento a isso. Além do mais, lembre-se de dar algum tempo “extra” para as tarefas, pensando em imprevistos.

5. Desenvolva o cronograma

Depois de estabelecer as tarefas e os prazos de cada uma delas, defina as datas de início e de término. Disponibilize o cronograma em um lugar ou plataforma por onde todos os envolvidos possam acompanhar e fazer as suas respectivas atualizações em tempo real.

Certifique-se de que cada um esteja fazendo a sua parte e utilizando o cronograma da maneira correta, caso contrário, ele perde a sua função de existir. Mantenha as tabelas e os gráficos atualizados.

6. Acompanhe e controle a utilização do cronograma

Por fim, acompanhe a execução de cada tarefa e as suas respectivas atualizações no cronograma. Verifique se algum tipo de alteração ou adaptação deverá ser feito. Acompanhe também os indicadores de desempenho que haviam sido definidos e registre as falhas ocorridas, de modo que sirvam de lições para o futuro.

Ao acompanhar o cronograma, lembre-se de que os calendários das empresas devem considerar apenas os dias úteis, descontando os feriados, fins de semana, folgas e férias. Por fim, lembre-se de utilizar softwares de gerenciamento de projetos para facilitar a criação e o acompanhamento dos cronogramas.

O cronograma de projeto é essencial para acompanhar o andamento das atividades e gerir adequadamente o tempo e os recursos disponíveis. Desde que utilizado com sabedoria e com o envolvimento de toda a equipe, ele pode ser uma ferramenta extremamente benéfica ao sucesso dos projetos.

E você, ser de luz, faz uso dos cronogramas na sua vida pessoal ou na sua vida profissional? O que pensa sobre essa ferramenta? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!