Gerenciar o tempo com sabedoria é um desafio constante em um mundo repleto de distrações e demandas crescentes. Muitas pessoas se veem sobrecarregadas, sem perceber que o problema pode não estar na falta de tempo em si, mas na forma como o utilizam. A boa notícia é que é possível conquistar uma rotina mais produtiva, leve e equilibrada com estratégias simples e eficazes.

Este artigo apresenta 10 imperdíveis estratégias para gestão de tempo, desenvolvidas a partir de estudos e práticas validadas por especialistas, inclusive no universo do coaching. Ao incorporá-las ao dia a dia, é possível obter mais foco, qualidade de vida e realização pessoal e profissional. Vamos conferir essas sugestões? Siga em frente e tenha uma boa leitura!

1. Estabeleça prioridades (método Eisenhower ou matriz de prioridades)

Em primeiro lugar, defina as suas prioridades, ou seja, as tarefas que devem ser feitas primeiro. Nesse sentido, diferencie o que é urgente do que é importante. Isso evita que as tarefas menos relevantes roubem o seu foco e energia. Para isso, você pode utilizar uma ferramenta bastante conhecida, chamada matriz de Eisenhower, por meio da qual podemos classificar as nossas atividades da seguinte forma:

  • Urgente e importante: faça você mesmo agora;
  • Urgente, mas não importante: delegue para outra pessoa fazer;
  • Não urgente, mas importante: agende um horário para fazer;
  • Não urgente e não importante: elimine das suas tarefas.

2. Use listas de tarefas (to-do list)

Anote tudo o que precisa ser feito. Dessa forma, você evita “forçar” o cérebro, tentando se lembrar de tudo o que deve fazer. Visualizar as suas pendências ajuda a organizar o dia e a reduzir a ansiedade. Para isso, é importante que você faça uso de uma agenda, seja física, seja digital. Com essa ferramenta, você consegue registrar os seus compromissos e equilibrá-los com mais sabedoria ao longo da semana e do mês. Assim, você evita períodos de ócio ou de sobrecarga de atividades.

3. Planeje o dia com antecedência

Reserve 5 a 10 minutos na noite anterior para planejar o dia seguinte. Isso permite começar com clareza e foco. Assim, saiba que a noite é a melhor hora para atualizar a sua agenda, de modo que você possa riscar as tarefas que já concluiu e registrar as que precisam ser feitas no próximo dia. Isso dá uma sensação de prazer pelo que já foi concluído e de organização pelo que ainda deve ser realizado. Essa rotina gera mais tranquilidade e bem-estar, favorecendo até mesmo a qualidade do sono.

4. Aplique o método Pomodoro

O método Pomodoro está entre as mais conhecidas e eficazes estratégias para gestão do tempo e também para a qualidade de vida. Para colocá-la em prática, divida o seu período de trabalho ou estudos em blocos de 25 minutos, seguidos de 5 minutos de pausa. Após 4 ciclos desse tipo, faça uma pausa maior, de 15 minutos. Esse processo reduz o cansaço do corpo e da mente, de modo que você possa recuperar as energias para o próximo período produtivo, com mais foco e concentração.

5. Faça pausas e cuide da sua energia

Diante da dica acima, podemos entender que, ao contrário do que alguns possam pensar, as pausas são importantes e úteis para que sejamos produtivos. Sem elas, a nossa energia cai drasticamente, o que nos impede de trabalhar com agilidade e qualidade. Lembre-se de que gerir o tempo também é gerir a energia. Nesse sentido, saiba que a alimentação, o sono, os exercícios físicos e as pausas estratégicas são fundamentais para manter o desempenho. Aproveite-as para conversar e caminhar.

6. Agrupe tarefas semelhantes (batching)

Outra dica muito bacana é executar aquelas atividades similares em sequência. Por exemplo, responda todos os e-mails de uma só vez, em vez de interromper-se o tempo todo. Outro exemplo: escreva tudo o que precisa escrever, em vez de parar para revisar cada parágrafo. Essa estratégia é útil porque o cérebro entra em um estado de flow quando executamos uma mesma atividade, o que agiliza a sua execução. O mesmo não ocorre se você trocar o tipo de atividade a todo momento.

7. Aprenda a dizer “não”

Evite sobrecargas. Essa é uma dica muito importante, pois devemos considerar que tanto o tempo quanto a energia física e mental são recursos limitados. Dessa forma, recusar tarefas que não são a sua prioridade é essencial para manter o foco e proteger o seu tempo e a sua saúde. Infelizmente, querendo agradar a todos, muitas pessoas dizem sim para toda e qualquer proposta. Depois, percebendo que não terão tempo ou capacidade para dar conta, acabam desistindo, o que é muito pior.

8. Elimine distrações

Outro ponto que precisa ser mencionado nesta lista é a eliminação de distrações, ou seja, de tudo aquilo que interrompe a sua concentração e “rouba” a sua atenção momentaneamente. Para isso, silencie as notificações do celular, feche as abas desnecessárias no computador e crie um ambiente favorável à concentração.

Arrume o seu espaço físico e digital antes de começar a produzir. Desligue o rádio e a televisão, no máximo deixando um instrumental bacana de fundo. Além disso, se você estiver em uma tarefa particularmente complexa, converse com as pessoas ao seu redor (amigos, familiares ou colegas de trabalho) para que façam silêncio e cooperem com você neste momento. Se desejar, use fones de ouvido!

9. Use ferramentas digitais de organização

Em vez de cair na armadilha das distrações, use a tecnologia a seu favor. A esse respeito, saiba que existem aplicativos como o Trello, o Todoist, o Notion e o Google Calendar, que podem ajudar a organizar as tarefas e lembrar prazos importantes. Essas ferramentas podem ser utilizadas individualmente, como uma espécie de agenda digital, mas também podem ser úteis no gerenciamento de projetos coletivos, como é feito em diversas organizações.

10. Defina metas realistas e prazos claros

Por último, mas definitivamente não menos importante, saiba até onde você pode ir. Lembre-se de que metas específicas e com prazos definidos nos ajudam a manter o ritmo e a evitar procrastinação. Para isso, é primordial que você desenvolva o autoconhecimento, ficando consciente das suas forças e dos seus pontos que ainda precisam de desenvolvimento. Essa sabedoria o ajudará a definir prazos estimulantes, mas realistas, sem que você dê passos maiores do que a perna e se frustre depois.

Concluindo, adotar estratégias para gestão de tempo é mais do que uma questão de produtividade: é uma escolha pela qualidade de vida. Portanto, organizar as tarefas, eliminar as distrações e priorizar o que realmente importa são atitudes que favorecem o equilíbrio emocional e o bem-estar. Ao aplicar as dicas apresentadas, qualquer pessoa pode transformar a sua rotina e alcançar os seus objetivos com mais leveza, foco e satisfação. Tenha em mente que tempo bem aproveitado é vida bem vivida!

E você, ser de luz, utiliza alguma dessas estratégias para gestão de tempo? Qual? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!