O retrabalho é o processo em que uma tarefa precisa ser total ou parcialmente refeita devido a algum erro ou imprecisão acerca do que deveria ter sido feito. Nas empresas, isso pode ser comum, o que representa um grande prejuízo na produtividade e na qualidade daquilo que é feito.

Neste artigo, você vai compreender melhor o que é o retrabalho, por que ele acontece, quais são as consequências dessa questão nas empresas e como o problema pode ser evitado. Ficou curioso? Então, continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é retrabalho?

O retrabalho é a refação de tarefas porque elas não alcançaram os objetivos que haviam sido definidos. Isso significa que o resultado final foi reprovado, seja por um superior na empresa, seja por um cliente.

O retrabalho é diferente do ajuste. Ajustar algo é apenas corrigir detalhes, sendo que os pontos principais foram aprovados. No caso do retrabalho, porém, houve uma rejeição desses pontos principais, o que exige que tudo ou quase tudo seja refeito. Isso gera prejuízos às empresas de qualquer segmento e pode acontecer em qualquer setor das organizações. É algo a ser identificado e evitado.

Quais são as consequências do retrabalho?

O retrabalho ocorre porque houve falta de clareza na solicitação da tarefa, erros individuais, falta de capacitação ou falhas de comunicação entre os envolvidos. Isso gera diversas consequências nas empresas:

  • Desgaste no relacionamento com o cliente, que perde a confiança no trabalho do profissional;
  • Aumento no tempo dedicado a cada tarefa, gerando queda de produtividade;
  • Perda de dinheiro por desperdício de tempo e de recursos;
  • Prejuízos à imagem profissional da equipe ou indivíduo;
  • Cansaço e desgaste no relacionamento da equipe, afetando o clima organizacional;
  • Perda de qualidade nas tarefas.

Como evitar esse problema?

Já que o retrabalho é tão prejudicial às organizações, é muito importante que saibamos como evitá-lo. Para isso, confira as dicas a seguir!

1. Planeje as tarefas da equipe

Sem planejamento, a chance de ocorrerem erros é muito maior. Por isso, reúna-se com a sua equipe e apresente o projeto que será desenvolvido. Informe os objetivos que precisam ser alcançados e qual será o papel de cada um nessas metas. Delegue as funções de acordo com as habilidades e capacidades de cada um. Nesse momento, explique tudo o que será feito com detalhes. Essa fase inicial é muito importante para esclarecer o projeto e amenizar as inseguranças de todos.

2. Tire as dúvidas de todos

Depois de explicar o projeto e de delegar as tarefas que serão de responsabilidade da equipe, é importante tirar as dúvidas de todos. Algumas dúvidas serão de interesse da equipe como um todo, enquanto outras serão específicas, acerca das atividades que cada um deverá desempenhar. Responda a todas essas questões. Isso pode parecer cansativo e demorado, mas é muito mais inteligente “gastar” tempo e energia nessa fase do que tendo que refazer as tarefas.

3. Capacite os colaboradores

Muitas vezes, o retrabalho se faz necessário porque o colaborador designado a uma tarefa não tinha todos os conhecimentos e habilidades necessários para realizá-la. Dessa forma, investir em capacitação profissional contínua é muito importante para as empresas que desejam evitar esse problema. Portanto, construa um programa de treinamento e desenvolvimento, por meio de cursos, workshops, palestras, mentorias, coaching, e por aí vai. Novamente: é um investimento a ser feito, mas que vale a pena!

4. Utilize ferramentas de gestão

Existem diversos aplicativos e softwares para facilitar o gerenciamento das tarefas de uma equipe. Invista nessas tecnologias, pois elas centralizam as informações e permitem que todos tenham clareza das atividades que estão sendo desenvolvidas por todos na equipe.

Geralmente, essas ferramentas apresentam um painel de tarefas, em que é possível acompanhar as que estão em andamento, as que já foram concluídas e as que ainda precisam ser feitas. É possível verificar também quem é o responsável pela atividade e se ela está atrasada ou dentro do tempo.

5. Quando possível, automatize os processos

Será que aquela tarefa monótona, repetitiva e burocrática precisa mesmo ser desempenhada por um dos seus funcionários? Não é possível automatizá-la, ou seja, executá-la por meio da tecnologia dos softwares e aplicativos? A automação, quando bem planejada, permite que determinadas tarefas sejam feitas com mais precisão e velocidade, evitando a possibilidade de erro humano. Dessa forma, mapeie os processos da sua equipe e verifique em quais atividades é possível automatizar.

6. Invista em infraestrutura e tecnologia

Muitas vezes, os erros e a necessidade de retrabalho surgem porque não há uma infraestrutura adequada para a realização das atividades. Assim, certifique-se de oferecer aos seus colaboradores todos os recursos que de fato são necessários na execução dos seus trabalhos: móveis, computadores, materiais de escritório, utensílios, ferramentas tecnológicas, e por aí vai. Fazer tudo na base do improviso pode gerar resultados negativos.

7. Alinhe a comunicação interna

É fundamental centralizar a comunicação por meio de um canal oficial da empresa, evitando que os boatos de corredores ganhem força. Portanto, seja extremamente claro ao comunicar-se, tanto ao falar quanto ao escrever. Mantenha-se acessível a todos os seus liderados e estimule em todos eles um espírito de cooperação e comunicação. Quanto mais você se fizer presente enquanto líder, menores serão as chances de falhas ou compreensões equivocadas das tarefas. Acompanhe o projeto!

8. Avalie o desempenho e ofereça feedbacks completos

Por falar em acompanhar o projeto, é importante que o líder monitore o desempenho de cada colaborador. Isso não significa microgerenciar e controlar tudo, mas checar a produtividade e a qualidade do que está sendo desenvolvido de tempos em tempos. Se o líder dá feedbacks frequentes, em vez de esperar o término do projeto para fazer isso, é possível detectar erros e solucioná-los precocemente. Nesse sentido, reconheça os acertos e ensine como corrigir as falhas, sempre de forma humanizada.

Que as 8 dicas acima sejam úteis para que você não tenha que refazer trabalhos ou ver a sua equipe perdendo tempo e energia. As fases de planejamento, comunicação, supervisão e feedback podem demandar bastante tempo e energia, mas é muito melhor dedicar-se a elas do que à refação de tarefas!

E você, ser de luz, como evita o retrabalho? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!