A delegação de tarefas e o acompanhamento da sua realização é uma etapa fundamental e complexa no gerenciamento de projetos. Dividir as demandas com transparência, porém, pode ficar mais simples com a utilização de algumas ferramentas, como a matriz RACI.

Essa ferramenta consiste em uma tabela de fácil visualização das tarefas e dos seus respectivos responsáveis. Por isso, ela tem sido bastante utilizada por várias empresas, de diversos portes e áreas de atuação. Neste artigo, você vai compreender o funcionamento da matriz RACI, como ela deve ser construída e quais são os seus benefícios. Continue a leitura e saiba mais!

Matriz RACI: o que é e quais são os seus benefícios?

A matriz RACI é uma ferramenta de gerenciamento de projetos. Ela consiste em uma tabela em que são organizados os indivíduos de uma equipe e as suas respectivas tarefas em um projeto. O nome RACI é uma sigla para: Responsável, Aprovador, Consultado e Informado. Essas são as 4 funções que uma pessoa pode ter em cada tarefa de um projeto.

Acredita-se que essa metodologia tenha sido introduzida nas empresas juntamente com as metodologias do Lean Manufacturing, após a Segunda Guerra Mundial, melhorando o fluxo de trabalho, solucionando problemas e elevando a produtividade. Trata-se de uma ferramenta bastante visual, permitindo que a equipe inteira saiba quem é responsável por quais atividades.

Quais são os papéis que compõem a matriz?

1. Responsável

O responsável por uma tarefa é o indivíduo que deve executá-la. No departamento de marketing de uma empresa, por exemplo, pode haver o projeto da criação de um blog. Nesse caso, o designer é o responsável por desenvolver a identidade visual do site, o programador é o responsável por colocar o site no ar, o planejador é o responsável pela definição das pautas, e o redator é o responsável por pesquisar os assuntos e redigir os artigos.

2. Aprovador

O aprovador, como o próprio nome indica, é o indivíduo que deve aprovar a execução de uma tarefa. Assim, as tarefas acima descritas, no exemplo que fornecemos sobre a criação de um blog, ficariam sob a responsabilidade de um coordenador de criação, ou do próprio gestor de marketing. É ele quem deve conferir a qualidade de tudo o que foi feito, apontando as alterações necessárias até que tudo fique satisfatório. O aprovador deve acompanhar a execução das atividades e dizer quando elas estão concluídas.

3. Consultado

O consultado é um especialista, que pode trabalhar dentro ou fora da empresa, que agrega valor ao desenvolvimento de alguma parte específica do projeto. Um consultor de marketing especialista em blogs, por exemplo, pode cumprir bem a função de consultado no projeto que tomamos como exemplo. Ele deve compartilhar os seus conhecimentos com a equipe, estabelecendo uma troca de informações muito positiva, que pode beneficiar a execução de várias tarefas do projeto.

4. Informado

Os informados são os clientes, stakeholders, enfim, as pessoas que precisam ser informadas sobre o andamento do projeto. Não necessariamente são pessoas que tomam decisões, mas indivíduos que precisam estar cientes de tudo o que é feito. É o caso de uma agência de marketing digital que precisa prestar contas às empresas que contratam os seus serviços. Ela precisa dar satisfação de todas as ações adotadas, bem como dos resultados que elas estão surtindo, de modo que o cliente é o informado.

Quais são os passos para criar a matriz RACI?

Agora que você já sabe o que é a matriz RACI, qual é a sua importância e quais são os papéis que a compõem, é hora de saber como criá-la e utilizá-la. Para isso, confira os 5 passos a seguir.

1. Determine as atividades do projeto

Para começar a criação da matriz RACI, é necessário escrever o nome do projeto e o objetivo a ser alcançado com ele. Depois, faça uma lista com todas as atividades que precisarão ser executadas nesse projeto. Uma dica útil é colocar todas essas tarefas como verbos no infinitivo. Por exemplo: desenvolver a identidade visual do blog, definir pautas, redigir artigos, revisar textos, e por aí vai. Se o seu projeto tem uma EAP (Estrutura Analítica de Projeto), é só utilizar as tarefas já descritas nela.

2. Identifique as funções

Depois de elencar as tarefas do projeto em questão, é necessário definir também as funções de cada membro da equipe. Na matriz RACI, algumas empresas preferem utilizar o nome de cada colaborador, enquanto outras preferem escrever as suas respectivas funções. Por exemplo, no caso da construção de um blog, precisaríamos de um designer, um redator, um planejador, um revisor e um programador. Na lista, inclua também os consultados e os informados (clientes, stakeholders etc.).

3. Atribua o RACI a cada função e tarefa

Depois de distribuir as tarefas a cada profissional envolvido no projeto, é hora de atribuir o RACI, ou seja, definir se, naquela atividade, aquele profissional será responsável, aprovador, consultado ou informado.

Por exemplo, na tarefa de escrever o artigo de um blog, o redator é o responsável, o coordenador de marketing é o aprovador, o consultor de conteúdo da empresa pode ser o consultado, enquanto o cliente final é o informado.

É importante ressaltar que o colaborador que é responsável em uma tarefa pode ser consultado em outra. Por exemplo: o redator pode ser responsável pela tarefa de redigir os artigos, mas pode ser consultado na fase de planejar as pautas.

4. Faça uma revisão geral da matriz

Depois de listar as tarefas, delegar as funções e atribuir o RACI, vale a pena fazer uma revisão geral com todos os integrantes, de modo a verificar se há alguma alteração a ser feita antes de efetivamente iniciar o projeto. Esse documento deve ser seguido em todas as etapas, sendo que alterações podem ocorrer já com o projeto em andamento, desde que todos estejam de acordo. Nesse momento, também podemos revisar as 4 regras básicas da matriz RACI:

  • Cada tarefa deve ter ao menos um responsável;
  • Cada tarefa deve ter no máximo um aprovador;
  • Não há limites para a quantidade de consultados ou informados de cada tarefa. Pode até mesmo não haver nenhum, caso o projeto em questão seja 100% interno;
  • O responsável por uma tarefa pode também ser o seu aprovador.

5. Utilize a matriz como um feedback

Ao fim do projeto, a matriz RACI continua sendo útil. Ao analisar os resultados obtidos, a equipe pode identificar quais tarefas foram bem-sucedidas e quais poderiam ter sido melhores. Os registros da tabela ajudam a chegar a essas conclusões, sendo que cada envolvido no projeto pode ressaltar o que poderia ter feito melhor, enquanto responsável, consultado, aprovador etc. Em conjunto, a equipe pode listar sugestões de melhorias para uma próxima oportunidade.

A matriz RACI é extremamente útil para organizar e planejar a execução de um projeto, definindo as tarefas, os papéis de cada um e a clareza no entendimento do que se espera de cada colaborador. É uma ferramenta benéfica para garantir que todo mundo esteja “na mesma página”.

Gostou deste conteúdo? Então, contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!