De tempos em tempos, toda organização passa por mudanças. Novos departamentos são criados, novos profissionais são contratados, processos são alterados, funções são redistribuídas, programas de computação são substituídos, e até mesmo a sede da empresa pode ser transferida.

Em todos esses momentos, é natural que surja ansiedade entre os seus colaboradores. Tudo aquilo que é desconhecido causa medo, uma vez que demandará uma adaptação a cenários com os quais as pessoas não estão familiarizadas.

Nesse sentido, é primordial que as lideranças das organizações sejam capazes de organizar os processos de mudança e conduzi-los de forma planejada. Tudo deve ser pensado e comunicado, sem pressa e sem bagunça. Quanto mais os líderes se fizerem presentes nesses momentos, mais tranquilos e confiantes os colaboradores poderão se sentir. Para que isso seja possível, confira as 5 orientações básicas que separamos, na sequência.

1. Explique os motivos das mudanças

Em primeiro lugar, é fundamental que a organização tenha certeza de que a mudança se faz necessária. Tomar essa decisão é muito importante, de modo que ela sempre deve ser baseada em dados. Por exemplo: se uma empresa opta por alterar o plano de saúde oferecido aos colaboradores, é importante que haja motivos que justifiquem esse processo. Esses motivos podem ser aspectos negativos do sistema antigo, vantagens do sistema novo, projeções positivas para o futuro, entre outros fatores.

Além de ter clareza acerca desses motivos para as mudanças, cabe à empresa comunicá-los aos colaboradores. Quando a empresa não é clara com as origens e necessidades das mudanças, podem surgir várias teorias, muitas delas mentirosas, que geram ruído e incertezas. Portanto, é essencial que os motivos das mudanças estejam muito claros, a fim de que as resistências sejam quebradas pela honestidade e pela transparência da empresa. Por fim, tire as dúvidas de todos.

2. Divida a mudança em etapas

Em segundo lugar, é necessário conduzir a mudança de modo organizado e planejado. Os resultados dessas transformações pelas quais as organizações passam são sempre melhores quando o processo se dá gradativamente. Assim, evite que as alterações propostas ocorram de forma brusca. Após explicar a mudança que será efetuada e as razões que a fundamentam, divida a mudança em etapas e explique aos colaboradores como cada uma delas vai ocorrer e quais serão os seus respectivos prazos.

Dividir um grande projeto em pequenos passos, a serem dados aos poucos, é um meio muito importante de amenizar o medo e a ansiedade. Por exemplo: ao adotar um novo sistema informatizado na organização, é importante dividir essa mudança em etapas: cursos teóricos, treinamentos práticos, instalação do programa nos computadores, desinstalação do programa antigo, utilização do novo sistema em atividades pontuais e, por fim, utilização do sistema em todos os processos.

3. Invista em treinamento e capacitação

Em geral, os medos e resistências às mudanças dentro das organizações ocorrem porque os colaboradores têm receio de que não consigam se adaptar aos novos cenários. Pensam que isso pode prejudicar a sua produtividade, aumentar a ocorrência de erros e até mesmo colocar em risco os seus empregos. Para evitar essas inseguranças, não tem jeito: é preciso investir em comunicação, informação e capacitação profissional. Pense em como o profissional poderá se adaptar às novidades.

Nesse sentido, é importante oferecer cursos e treinamentos para explicar a mudança. Assim, é possível ensinar novos sistemas, explicar alterações nos processos da empresa, divulgar novas ideias e competências comportamentais esperadas dos colaboradores daqui para frente, e por aí vai. No ensino de um novo programa de computação, por exemplo, a empresa pode promover cursos e treinamentos às equipes que utilizarão o programa ou convidar alguém da empresa desenvolvedora para dar uma aula explicativa.

4. Não mude as regras no meio do jogo

Se a sua organização está precisando efetuar mudanças com muita frequência, é sinal de que o planejamento inicial não foi feito corretamente. Portanto, é necessário compreender que a necessidade de mudanças á algo que surge de vez em quando, mas não deve ser rotina. O excesso de alterações torna cansativa para os colaboradores a tarefa de estar sempre tendo que se adaptar a novos contextos. Por isso, só promova as mudanças quando elas se fizerem realmente necessárias.

Alterações no meio de um processo em andamento podem provocar uma sensação de injustiça. Por exemplo: se o método de pagamento de comissões for modificado de uma hora para outra, sem aviso prévio, os vendedores da empresa podem se sentir injustiçados e perder a confiança na organização. Se for realmente necessário executar alguma mudança brusca, cabe aos líderes da empresa analisar com muito cuidado e generosidade os casos pendentes.

5. Considere a concordância e a colaboração dos envolvidos

A decisão de promover uma mudança dentro de uma organização é de responsabilidade dos seus líderes. Todavia, por mais que a palavra final seja deles, é justo e importante consultar as opiniões dos colaboradores, afinal de contas, serão eles os maiores impactados pelas modificações. Portanto, sempre que possível, explique o contexto que justifica a necessidade de mudanças e apresente aos funcionários as opções disponíveis, de modo que eles tenham espaço para opinar.

Buscar um acordo por meio de reuniões e pesquisas tende a fortalecer a democracia na empresa e amenizar as insatisfações. Contudo, tenha sempre em mente que dificilmente será possível agradar a todos. Esclareça isso a todos os envolvidos e gentilmente solicite a sua compreensão e colaboração nesse momento. As mudanças organizacionais sempre demandam uma boa dose de maturidade e flexibilidade, tanto dos líderes como dos colaboradores de todos os departamentos da empresa.

Concluindo, a palavra-chave na condução de mudanças nas organizações é a clareza. Ela nunca é demais. Ser claro gera segurança, respeito, senso de justiça e engajamento. Portanto, siga as orientações acima e comunique-se de forma clara com a sua equipe em cenários que demandam modificações.

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