Toda empresa precisa definir alguns processos internos para sistematizar e padronizar as suas atividades. Isso confere mais organização aos colaboradores e mais agilidade na rotina, já que todos sabem mais ou menos o que precisa ser feito.
O fluxograma é uma ferramenta que representa visualmente as etapas do processo, organizando-o de forma lógica. Ele é extremamente útil para os colaboradores da empresa, tanto individualmente como em equipe. Neste artigo, você vai compreender o que exatamente é um fluxograma, qual é a sua importância e qual é o passo a passo para desenvolvê-lo. Siga em frente e saiba mais sobre o tema!
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O que é um fluxograma e para que serve?
O fluxograma é um esquema de representação visual das etapas de um processo, identificando o fluxo e a ordem das atividades que o compõem. Ele é composto por símbolos universais, que podem ser encontrados em diversos programas específicos para o desenho de fluxogramas, mas também no Microsoft Power Point e no próprio Microsoft Word. Confira as suas principais funções:
- Compreender o fluxo das etapas que compõem um processo;
- Identificar o começo e o fim desse processo;
- Verificar quais são os fornecedores, os clientes e os profissionais envolvidos em cada atividade;
- Detectar precocemente os erros das atividades;
- Identificar potenciais falhas;
- Detectar possibilidades de melhoria;
- Sistematizar o processo e facilitar a sua explicação a novos colaboradores.
Quais símbolos são utilizados em um fluxograma?
Na teoria oficial da técnica, há muitos símbolos que podem ser utilizados para compor um fluxograma. Todavia, os mais utilizados são:
- Retângulo de pontas arredondadas: indica o início e o fim do processo;
- Retângulo: indica uma ação;
- Losango: indica uma decisão;
- Setas: conectam ações e decisões diretamente relacionadas.
5 passos práticos para construir um fluxograma
Agora que você já sabe o que é um fluxograma e para que essa ferramenta serve, é hora de compreender como ele deve ser construído. Para isso, confira os 5 passos que elencamos a seguir.
1. Selecione a ferramenta
Há diversos suportes nos quais um fluxograma pode ser desenhado. Se for um fluxograma individual, ele pode ser desenhado à mão no seu próprio caderno ou com o auxílio de post-its. Em uma reunião, ele pode ser construído coletivamente em uma lousa ou flipchart.
Contudo, se você deseja deixar o processo mais oficial e enviar o esquema a várias pessoas, os programas de computador podem ser mais eficazes. Como citamos, o Word e o Power Point podem cumprir bem esse papel, mas há outras ferramentas mais ricas em recursos na elaboração de um fluxograma. Algumas dessas ferramentas são o Lucid Chart, o Gliffy e o Cawemo.
2. Liste as atividades do processo
Antes de colocar as atividades no fluxograma, faça uma lista com todas elas, incluindo os procedimentos, as perguntas e as possibilidades de resposta (afirmativas ou negativas). Por exemplo:
- Identificar a necessidade de comprar materiais;
- Criar lista de produtos a serem adquiridos;
- Fazer orçamento;
- Solicitar aprovação da contabilidade;
- Se for aprovado, encaminhar a lista para o setor de compras;
- Se não for aprovado, fazer revisão de itens e preços.
A princípio, essa lista não precisa ser linear. O importante é que você registre todas as atividades que não podem ser esquecidas, procurando ter em mente quais atividades dependem de outras e quais profissionais/áreas estão envolvidos nelas.
3. Monte o fluxograma
Depois de concluir a lista de atividades, aí sim é hora de colocá-las no fluxograma, de acordo com a simbologia adotada. Assim, identifique o início e o fim do processo, as atividades e as decisões que precisam ser tomadas. Coloque as tarefas todas em ordem, conectando-as por meio das setas, conforme o exemplo que colocamos acima.
A teoria oficial aponta que existem 28 ícones que podem ser utilizados em um fluxograma. Você não precisa conhecer todos eles, mas deve definir um modelo de fácil compreensão para você e para as demais pessoas que consultarão o seu esquema. Uma dica importante é colocar todas as atividades utilizando verbos no infinitivo.
4. Conecte adequadamente as atividades
Se uma pessoa quiser identificar uma atividade específica do fluxograma, ela deve compreender claramente quais atividades vêm antes e quais atividades vêm depois dela. Por isso, certifique-se de que tudo esteja adequadamente conectado, sem pontas soltas, exceto o fim propriamente dito do processo.
As setas indicam a ordem e a sequência das atividades, de modo que o fluxograma deve ter sempre um caminho único a ser seguido. Diferentes opções só podem ser expressas em um fluxograma quando houver decisões a serem tomadas (representadas pelo símbolo do losango). Fique atento a essas questões para evitar entendimentos errôneos do processo.
5. Revise o que foi produzido
Por fim, ao concluir a montagem do fluxograma, leia-o e verifique se ele faz sentido. Depois, apresente-o às demais pessoas que o utilizarão para verificar se a compreensão está fácil ou se necessita de ajustes.
Uma dica é pedir para a pessoa que estiver lendo o fluxograma explicar em voz alta a sequência de atividades e decisões do processo. Se a leitura dela for exatamente o que você quis dizer, é sinal de que o seu fluxograma foi construído com sucesso.
Para manter a harmonia do esquema, mexa apenas no tamanho do texto, mas nunca no tamanho dos ícones. Se desejar, utilize cores diferentes para ícones diferentes, facilitando a identificação de cada etapa.
O fluxograma, como você pôde perceber, é uma representação visual das etapas de um processo. Assim, as pessoas podem identificar a sequência de etapas e as decisões que precisam ser tomadas, do começo ao fim dos procedimentos. Fluxogramas são esquemas que sistematizam e padronizam atividades de profissionais e departamentos, permitindo que os procedimentos sejam executados da mesma maneira, mesmo que por profissionais diferentes.
E você, querida pessoa, já utilizou algum fluxograma em algum momento da vida pessoal ou da carreira? O que pensa sobre essa ferramenta? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!
