Existem algumas empresas que têm a incrível capacidade de oferecer a mesma experiência ao consumidor em todos os lugares do mundo. Se você for a uma Starbucks, por exemplo, em São Paulo, em Los Angeles ou em Tóquio, muito provavelmente perceberá que os produtos têm a mesma qualidade, que a estrutura do ambiente é muito semelhante e que o sistema de atendimento é praticamente o mesmo.

Isso garante a qualidade dos fornecedores, das matérias-primas, da infraestrutura e do atendimento ao cliente em todos os lugares, mantendo um padrão de eficácia e agilidade. Em muitos casos, isso se deve ao POP — Procedimento Operacional Padrão. Neste artigo, você vai entender em que consiste essa padronização, quais são os benefícios que ela oferece e como pode ser colocada em prática. Continue a leitura e saiba mais!

POP: o que é?

O POP — Procedimento Operacional Padrão é um documento que oficializa e registra o passo a passo de determinados processos de uma organização, descrevendo em detalhes as tarefas. Atividades diárias, manutenção de equipamentos, procedimentos de limpeza e segurança, entre outros cuidados que devem ser mantidos pelas empresas podem receber o auxílio de um POP.

Dessa forma, podemos compreender que uma empresa tem vários POPs, pois cada um deles descreve como uma atividade específica deve ser padronizada e executada. Aliás, é comum que cada departamento tenha os seus próprios POPs. O documento deve ter uma descrição detalhada do passo a passo dessas atividades, esclarecendo todas as dúvidas e sendo colocado em prática no dia a dia.

Fluxogramas, checklists e instruções são a base de um POP. É importante ressaltar que ele deve ser revisado de tempos em tempos, de modo que a empresa verifique se o padrão adotado ainda é compatível e benéfico para a sua realidade. Essa ferramenta faz parte do chamado Lean Manufacturing, um conjunto de metodologias que melhoram o desempenho das organizações e eliminam os desperdícios.

Quais são os benefícios que esse padrão oferece?

O POP padroniza a execução das atividades. Você já imaginou como seriam a vida e o desempenho de uma empresa, se cada colaborador executasse as atividades do jeito que bem entendesse, ou se cada unidade de uma franquia oferecesse uma experiência diferente? Seria algo muito negativo, não é mesmo?

Assim, são muitos os benefícios que o POP traz às empresas que o adotam. Entre eles, podemos citar:

  • Estabelecer um padrão para diversas atividades, rotineiras ou não;
  • Melhorar a qualidade dos produtos e dos serviços oferecidos, devido à sistematização;
  • Oferecer um atendimento mais ágil, satisfazendo o cliente cada vez mais;
  • Garantir a obediência às legislações vigentes relacionadas ao universo da organização (prestação de contas, segurança, saneamento etc.);
  • Facilitar o treinamento e a retenção dos colaboradores;
  • Reduzir acidentes, erros e falhas de comunicação.

Quais são os passos para colocá-lo em prática?

Agora que você já sabe o que é um POP e quais são os seus benefícios, é hora de descobrir como colocar essa padronização em prática. Para isso, confira os passos na sequência.

1. Estabeleça o tipo de POP

Há dois tipos principais de POP: o checklist e o fluxograma, sendo que, em alguns casos, pode haver uma mescla entre esses dois tipos.

  • Checklist

O checklist é uma lista de procedimentos, passo a passo, sendo o modelo mais comum. Em geral, ele é utilizado para descrever os processos que não contam com muitas etapas ou com muitas decisões a serem tomadas. Quando uma tarefa for concluída, o responsável por ela deve fazer um check (R). O sistema é fácil e rápido de montar e seguir, sendo muito difícil não compreendê-lo. Contudo, ele pode não ser útil se houver muitos detalhes e/ou muitas decisões a serem tomadas.

  • Fluxograma

O fluxograma é uma representa gráfica, composta por diversos símbolos, que facilita a compreensão de um passo a passo. Enquanto o checklist é mais útil para descrever processos lineares, o fluxograma é mais indicado para descrever processos com muitas variáveis e decisões a serem tomadas. Ele também é fácil de seguir, pois permite a fácil visualização das sequências e decisões. A desvantagem é que ele demanda mais tempo e habilidade para a sua execução.

2. Redija o documento

Depois de selecionar a metodologia mais compatível com a necessidade identificada, é chegada a hora de redigir o documento. O ideal é que o processo seja descrito pela própria pessoa que o executa, com a supervisão do gestor. Se o processo for realizado por uma equipe, vale a pena convocar uma reunião para que os envolvidos trabalhem em conjunto.

É preciso ter em mente que a redação desse documento deve ser clara, a ponto de qualquer pessoa com conhecimento básico realizar o processo sem supervisão. É preciso ser específico e didático, de modo que aquele padrão permaneça na empresa, mesmo quando os seus redatores não estiverem mais nela.

3. Revise e aprove cada etapa

Após a fase de redação, é essencial que as pessoas leiam aquilo que escreveram para verificar se faz sentido e se as instruções estão claras. Além disso, também é interessante apresentar o documento a outras pessoas, de modo a verificar se elas são capazes de compreendê-lo, ou se há dúvidas que precisam ser esclarecidas.

Cabe à área responsável pela empresa assinar o documento, certificando que ele foi tecnicamente redigido e revisado, tornando-o um procedimento padrão oficial na empresa.

4. Rastreie e arquive os POPs da sua organização

Por fim, é essencial que a empresa tenha um arquivo com todos os POPs, separados por departamento. Esse documento deve ter o título do POP, o responsável, o status, a data da última atualização, entre outras informações pertinentes. É importante que todos os envolvidos saibam onde encontrar a versão mais atualizada desses POPs, sempre que for necessário consultá-los. Outra dica é disponibilizar os arquivos digitais em versões de “somente leitura”, para que ninguém altere o processo sem autorização.

O POP, como você pode perceber, é um documento que padroniza a execução de determinadas atividades empresariais. Assim, ele sistematiza e oficializa como as tarefas devem ser executadas, passo a passo, oferecendo todos os benefícios acima descritos.

E você, querida pessoa, o que pensa sobre o POP? Há algum sistema semelhante no seu local de trabalho? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!