Você já ouviu falar em ERP? Trata-se de um sistema de gestão em que as informações são armazenadas em programas digitais, conferindo mais segurança e visão estratégica aos negócios, entre muitos outros benefícios. Diagnosticar problemas, reduzir custos e aumentar a produtividade são alguns deles.

A tecnologia beneficia a análise de dados e as tomadas de decisão, além de integrar melhor os diferentes departamentos que compõem a empresa. É assim que ela cresce, obtendo rentabilidade. Neste artigo, vamos conhecer melhor o conceito de ERP, o seu funcionamento e as vantagens oferecidas. Continue a leitura e saiba mais!

O que é ERP?

ERP é uma sigla para Enterprise Resource Planning, traduzido para o português como “Sistema integrado de gestão empresarial”. Trata-se de uma tecnologia que auxilia os gestores a diagnosticar problemas internos, propor novas ações e monitorar os resultados. Como as informações ficam centralizadas em uma mesma plataforma, todos os departamentos ficam mais integrados entre si, como o marketing, o RH, o comercial, o financeiro etc.

Essa base de dados, atualizados com frequência, serve como um norte para as futuras ações da empresa. As informações duplicadas são eliminadas, e os processos ganham mais fluidez, auxiliando na resolução e na prevenção dos problemas corporativos.

Como funciona o ERP na empresas?

Se cada departamento usa um programa diferente, pode não haver sintonia entre eles. O ERP, porém, centraliza os dados de todos os setores, evitando erros e acompanhando os processos com mais cuidado. Assim, por meio desse programa, é possível monitorar as contas a pagar e receber, acompanhar as vendas e os pedidos de compras e auxiliar na gestão de pessoas.

A integração de dados torna a gestão mais rápida e eficaz em todos os seus processos. A comunicação também pode ser mais ágil, reduzindo os impasses com clientes e fornecedores. Tudo fica integrado: se o RH lança as informações dos colaboradores, o financeiro consegue inserir os dados de pagamentos com base nelas, por exemplo.

Outras funções do ERP nas empresas são:

  • Acompanhamento do desempenho de vendas pelo marketing, servindo para criar novas campanhas;
  • Uso mais inteligente das informações corporativas;
  • Simplificação de processos internos;
  • Gestão de estoques e redução de custos;
  • Controle e cumprimento de prazos;
  • Elevação da produtividade das equipes.

Quais são os principais módulos do ERP?

O ERP pode ser personalizado, de modo a comportar os dados de cada setor que compõe a empresa. Entre eles, os mais comuns são: faturamento, financeiro, compras, estoques, vendas, RH, fiscal, gerenciamento de projetos e produção. Os planos mais básicos, porém, são geralmente compostos pelos módulos: back office, RH e produtividade/colaboração.

  • Back Office

Back office significa “fundos do escritório”, ou seja, todas as atividades administrativas que não fazem parte da “linha de frente” da empresa. Inclui as soluções informatizadas voltadas para estoque, faturamento, compras, financeiro, contábil e fiscal. Oferece mais autonomia à área administrativa das organizações.

  • Recursos Humanos

O módulo de RH geralmente contempla a folha de ponto e a folha de pagamento dos colaboradores. Contudo, opções mais sofisticadas incluem outras funcionalidades, como: cargos e salários, recrutamento e seleção, medicina e segurança no trabalho, treinamento e desenvolvimento e avaliação de desempenho.

  • Produtividade e colaboração

Por fim, o módulo de produtividade e colaboração consiste nos programas de gerenciamento de projetos, permitindo que cada equipe conduza as suas atividades e delegue funções estrategicamente, definindo os prazos para o cumprimento de cada tarefa.

Além disso, há opções personalizadas de ERP, sendo desenvolvidas especificamente de acordo com cada segmento de empresas, como: agroindústria, manufatura, varejo, educação, construção, jurídico, saúde, hospitalidade, distribuição, logística, serviços e finanças.

Quais são os benefícios que o ERP oferece às organizações?

Com base nas definições e explicações acima, não fica difícil compreender as vantagens que o ERP tem a oferecer às empresas, não é mesmo? Confira as principais delas na sequência.

1. Automação

As tarefas burocráticas e repetitivas ficam padronizadas e automatizadas, economizando o tempo dos colaboradores, que podem se dedicar a tarefas mais estratégicas. Assim, as equipes de diferentes setores conseguem colaborar entre si com mais agilidade.

2. Diminuição de custos

Por unificar os dados financeiros da organização, o ERP permite que os gestores identifiquem os pontos em que está havendo desperdício de dinheiro, de modo que um uso mais inteligente desse recurso possa ser feito. O mesmo vale para a logística e para o estoque, evitando operações desnecessárias e o desperdício de materiais.

3. Monitoramento do desempenho de vendas

O ERP automatiza os dados referentes ao desempenho da empresa em vendas. Isso permite que os gestores tomem decisões estratégicas no gerenciamento dos seus produtos, isto é, se vale a pena investir em marketing ou se é melhor descontinuar as suas vendas. A gestão de estoques também é beneficiada, de modo que a empresa não comercialize mais do que pode atender e que automatize as compras feitas diretamente com os fornecedores.

4. Segurança

As demandas e informações importantes de cada setor aparecem unificadas em uma mesma plataforma. Essa centralização de dados torna os processos mais seguros e transparentes, sobretudo porque envia os dados importantes para a nuvem, onde ficam mais protegidos.

5. Integração

Vendas, financeiro, compras, estoques, marketing, RH — todos os departamentos da empresa ficam integrados. Isso é importante, levando em consideração que as informações de um departamento fatalmente influenciam o andamento das atividades dos demais.

6. Redução de erros

O uso de diferentes programas em uma mesma empresa pode gerar duplicidade ou incompatibilidade de informações. Isso tende a aumentar a ocorrência de erros. Com o ERP, os dados ficam integrados, e os diferentes setores seguem as mesmas informações. Dessa forma, a ocorrência de falhas diminui consideravelmente.

7. Auxílio à gestão de pessoas

Conforme vimos acima, o ERP também pode ser útil especificamente para a gestão de pessoas. É possível monitorar os processos seletivos, o treinamento profissional, o ponto eletrônico, as folhas de pagamento, os planos de carreira, e por aí vai. Além do mais, como o ERP automatiza as funções mais burocráticas, cada colaborador é aproveitado para as atividades mais estratégicas e criativas.

8. Auxílio às tomadas de decisão

Em todos os departamentos já citados, os gestores precisam tomar decisões estratégicas. O ERP é um verdadeiro compilado de dados de cada setor, sobretudo das métricas de desempenho (KPIs), servindo como base de referencia para que decisões sábias sejam tomadas. Assim, estratégias que estejam sendo bem-sucedidas podem ser continuadas, enquanto aquelas que não estejam surtindo os efeitos esperados devem ser descontinuadas, corrigidas ou substituídas.

Como você pode perceber, o ERP é um sistema que integra as informações dos diferentes departamentos das empresas e permite que os dados fiquem mais seguros e sejam utilizados estrategicamente. Portanto, trata-se de um conjunto de funcionalidades essenciais ao sucesso e ao crescimento de toda e qualquer organização!

E você, ser de luz, utiliza um ERP na sua empresa? O que pensa sobre essa solução informatizada? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!