Se você é dono de uma empresa ou se pensa em abrir um negócio próprio, precisa conhecer todos os custos da contratação de um funcionário. A verdade é que esses custos vão muito além do pagamento de salários, pois também incluem os benefícios e direitos trabalhistas, além dos impostos associados.

Neste artigo, você vai entender por que é importante calcular os custos de um funcionário, quais dados devem ser levados em consideração e um exemplo prático desse cálculo. Ficou curioso? Então, continue a leitura a seguir e saiba mais!

Por que é importante saber o custo de um funcionário?

No Brasil, as leis trabalhistas são bastante complexas, o que demanda muita atenção do departamento de pessoal. É fundamental que as empresas cumpram as suas obrigações para que não sejam multadas. Além disso, se uma empresa contratar colaboradores sem ter capacidade de arcar com todos os custos, isso pode provocar graves crises financeiras.

Dessa forma, muitos processos trabalhistas podem ser evitados se a organização tiver um conhecimento aprofundado sobre essas leis e sobre os impactos delas sobre os custos do seu quadro de funcionários. Mas, afinal de contas, quanto custa um colaborador na minha organização?

Essa é a pergunta que todos os empreendedores precisam fazer, independentemente do tamanho das suas empresas ou das suas respectivas áreas de atuação. Um bom controle financeiro e um acompanhamento jurídico sobre as leis trabalhistas são essenciais para garantir a eficiência e a prosperidade das organizações.

Quais dados devem ser levados em consideração?

Conforme citamos, são muitas as informações que devem ser consideradas no cálculo do custo de um funcionário. Na sequência, você vai conferir uma relação de tudo aquilo que deve estar presente nessa conta. Confira!

1. Gastos mensais

Para começar o cálculo, é importante colocar na ponta do lápis os gastos mensais de cada funcionário, a fim de evitar que você termine o mês no vermelho. Os principais dados a serem levantados são:

  • Salário, bônus e comissões do mês;
  • 13º salário;
  • Vale-transporte;
  • Férias (1/3, previsto em lei);
  • Plano de saúde (oferecido por algumas empresas, individual ou coletivamente);
  • Seguro de vida (também oferecido como benefício por algumas empresas);
  • Gastos com faltas ou afastamentos do colaborador;
  • Pagamento de horas extras;
  • Contribuição previdenciária;
  • Reajustes salariais obrigatórios, de acordo com o sindicato de cada profissional.

2. Impostos e encargos

Estudos apontam que os gastos de um funcionário podem ser até 3 vezes maiores do que o salário mensal que ele recebe. Isso se deve aos impostos e encargos, que variam de acordo com a área de atuação e com o seu sindicato. Cada empresa tem um tipo de imposto ao qual se adéqua.

No caso das empresas que faturam até R$4,8 milhões, o regime tributário é o Simples Nacional. Ele consiste em uma única guia que recolhe tributos municipais, estaduais e federais. Os principais tributos do Simples Nacional são:

  • Férias: 11,11%;
  • 13º salário: 8,33%;
  • FGTS: 8%;
  • FGTS/multa de rescisão: 4%;
  • Previdenciário sobre 13º salário, férias, DSR: 7,93%.

3. Lucro real e lucro presumido

O lucro presumido é o regime de tributação referente às organizações cujo faturamento seja de até R$ 78 milhões por ano. Já o lucro real é o tipo de tributação calculado com base no lucro líquido da empresa. É necessário verificar qual dos dois sistemas é mais interessante para a empresa, de modo a organizar as suas finanças mensais e anuais. No caso de lucro real, as seguintes porcentagens devem ser consideradas:

  • Férias: 11,11%;
  • FGTS: 8%;
  • 13º salário: 8,33%;
  • Previdenciário sobre 13º/Férias/DSR: 7,93%;
  • INSS: 20%;
  • Seguro acidente de trabalho (SAT): 3%;
  • Salário-educação: 2,5%;
  • INCRA / SENAI/ SESI / SEBRAE: 3,3%;
  • FGTS/Provisão de multa para rescisão: 4%.

Exemplo de cálculo do custo de um funcionário

Na sequência, você vai conferir o exemplo de um funcionário cujo salário seja de R$1000,00, em uma empresa que esteja inclusa no Simples Nacional.

Custos mensais

  • Salário base: R$ 1000;
  • 8% de FGTS: R$ 80;
  • Provisão mensal (8% de FGTS anual/12 + férias + 1/3 sobre férias + 13º): R$ 210;
  • Vale-refeição: R$ 15 por dia = R$ 330 (mensal, em 22 dias úteis);
  • Vale-transporte: R$ 8 por dia = R$ 176 (mensal, em 22 dias úteis — o funcionário arca com 6% do seu salário, e a empresa com o restante).

Total no mês: R$ 1796,00.

Custos anuais

  • 8% de FGTS do valor anual: R$ 186,67;
  • Férias: R$ 1.000 (valor anual);
  • 1/3 sobre férias: R$ 333,33 (valor anual);
  • 13º salário: R$1.000 (valor anual);

Total no ano: R$ 21.392

É claro que esse valor é aproximado, considerando que a quantidade de dias úteis, horas extras e demais benefícios oferecidos pelas empresas tendem a variar.

Investimentos em capacitação

Além dos gastos descritos acima; que são básicos e, muitas vezes, previstos em lei; é preciso considerar os investimentos em capacitação. A capacitação profissional é um programa de desenvolvimento dos conhecimentos e habilidades dos funcionários, o que depende de cursos, treinamentos, palestras, eventos e materiais de apoio. Esses programas podem ser desenvolvidos pelas próprias empresas ou em parceria com instituições de ensino.

É interessante incluir esses investimentos no cálculo dos custos de cada funcionário. Eles são muito importantes, uma vez que contribuem com a produtividade de todos. Se a empresa investe na capacitação dos seus colaboradores, ela aumenta a sua possibilidade de retenção de talentos, uma vez que eleva a motivação dos funcionários, devido às oportunidades de crescimento oferecidas.

Como você pode perceber, os custos de um funcionário vão muito além do salário mensal pago a ele. É fundamental considerar todos os elementos citados acima, incluindo os investimentos em capacitação. Faça as contas e contrate colaboradores de modo estratégico, sempre pensando na sua saúde financeira.

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