O tempo é um fator um tanto curioso para a humanidade. Ele é sempre o mesmo, mas a nossa percepção sobre o que passa rápido e o que passa devagar varia bastante. Por isso, há dias que parecem intermináveis, enquanto outros acabam em um piscar de olhos, mas ambos tiveram as mesmas 24 horas de duração.

O conceito de produtividade diz respeito à capacidade de uma pessoa empregar bem o seu tempo, dando conta de tudo aquilo (ou de boa parte) que precisa ser feito. Por isso, a gestão do tempo é importantíssima, a fim de evitar o desperdício desse recurso tão valioso, tanto individualmente como nas equipes.

Neste artigo, você vai conferir 7 dicas simples para gerir adequadamente o seu tempo. Siga em frente e boa leitura!

Cada um é cada um

Muitas vezes, algumas pessoas são mais produtivas do que outras — não por serem mais motivadas ou por terem mais conhecimento, mas simplesmente por administrarem com sabedoria o tempo disponível. Esse processo, contudo, varia de pessoa para pessoa. Há aqueles que são mais produtivos pela manhã, enquanto outros têm uma energia impressionante à noite, por exemplo.

Por esse motivo, é fundamental que cada pessoa conheça a si mesma, a fim de compreender o que funciona e o que não funciona para si. Alguns precisam definir horários rígidos, enquanto outros funcionam melhor mantendo a agenda mais flexível. Portanto, conheça a si mesmo antes de encontrar a sua metodologia de gestão do tempo.

7 dicas universais para uma gestão de tempo eficaz

Por mais que cada um tenha o seu estilo, algumas dicas em gestão do tempo para alavancar os seus resultados são universais. Nesse caso, conheça-as a seguir e verifique o que você pode adicionar à sua rotina para ser ainda mais bem-sucedido!

1. Planeje as suas tarefas

O planejamento estratégico é uma característica das empresas de sucesso, mas as pessoas, individualmente, também podem aplicá-lo. Nesse caso, o ideal é que você tenha uma agenda para planejar a realização das suas obrigações. Assim, você conseguirá executar o planejamento macro e o planejamento micro.

O planejamento macro consiste em registrar o que você precisa fazer naquele mês ou naquela semana. Já o planejamento micro se refere à definição das tarefas que você deverá executar naquele dia específico. Se possível, planeje o seu dia na véspera, a fim de amenizar a ansiedade e manter-se organizado.

2. Liste as suas atividades

Antes de partir para a agenda, anote livremente em um caderno ou no computador tudo aquilo que você precisa fazer. Verifique se não há nada que você pode estar esquecendo. Nessa fase, inclua tudo mesmo: obrigações do trabalho, questões pessoais, e por aí vai.

Depois, observe a sua lista e comece a distribuir as atividades ao longo do mês, da semana e do dia. Nesse momento, é importante que você desenvolva a capacidade de definir prioridades, isto é, de separar o que precisa ser feito imediatamente do que pode ser deixado para mais tarde.

3. Faça uma estimativa de tempo para cada tarefa

Quando for organizar as atividades do dia, procure agrupá-las em blocos que facilitem a sua visualização. Por exemplo:

  • Bloco 1 da manhã: checar e-mails e mensagens do celular;
  • Bloco 2 da manhã: redigir o relatório solicitado pelo chefe;
  • Bloco 1 da tarde: conduzir a reunião com os fornecedores do escritório;
  • Bloco 2 da tarde: realizar a pesquisa de mercado solicitada pelo chefe.

Perceba que quando agrupamos as tarefas em blocos ao longo do dia, isso facilita a capacidade de organização. Além disso, devemos estimar o tempo investido em cada bloco de atividades para que possamos organizar a agenda, evitando que alguns dias fiquem muito cheios, enquanto outros estejam ociosos. Equilíbrio é tudo!

4. Escolha um método de gestão do tempo

Aqui no blog, já publicamos artigos sobre métodos consagrados em gestão do tempo, como o Timeboxing e o Pomodoro. O Pomodoro é especialmente vantajoso, consistindo em realizar atividades por 25 minutos e, depois, descansar por 5 minutos. Ao final de 4 desses ciclos de 30 minutos, pode-se fazer uma pausa maior, de 15 a 30 minutos.

O importante é seguir as regras do método escolhido com rigidez. Isso nem sempre é fácil, mas vale muito a pena quando pensamos na produtividade que temos a ganhar. Conheça esses métodos e experimente-os!

5. Fique atento às distrações e evite a procrastinação

Distrações são tudo aquilo que interrompe a concentração na atividade que precisamos fazer. Assim, distrações podem ser músicas, notícias, televisões ligadas, e-mails, notificações de redes sociais, bate-papo com colegas, e por aí vai. Aproveite as pausas para dedicar-se a tudo isso, mas afaste-se desses itens durante o período produtivo.

As distrações são a porta de entrada para a procrastinação, ou seja, para o ato de ficar adiando a realização das tarefas constantemente. Pode ser também que a procrastinação tenha a ver com o medo, a insegurança e a desmotivação. Nesse caso, vale a pena refletir sobre as decisões que você tem tomado na sua vida. Por que realizar as suas atividades está tão difícil assim? Reflita.

6. Aprenda a dizer “não”

Nem toda atividade é interessante, útil ou benéfica. Nesse caso, cabe a você simplesmente aprender a dizer “não” a esse tipo de proposta. Retomando o que citamos alguns itens acima, tenha as suas prioridades em mente.

Dizer “não” pode não ser uma resposta negativa definitiva: pode ser simplesmente uma negociação, do tipo “Eu não tenho como fazer isso agora, podemos deixar para outro momento?”. Desenvolva essa habilidade, priorizando as suas tarefas.

7. Aprenda a delegar

Por fim, será que tudo o que está na sua lista precisa verdadeiramente ser feito por você? Será que os seus colegas de trabalho podem ajudá-lo em alguma atividade que não seja tão importante ou urgente? Será que os seus filhos ou esposo (a) podem auxiliá-lo em algumas das tarefas domésticas que estiverem na agenda?

Não há nada de errado em pedir ajuda. Aliás, é mais sábio delegar determinadas atividades do que querer carregar o mundo nas costas e sofrer as consequências disso depois.

Coloque as 7 dicas acima em prática, a fim de desenvolver uma melhor gestão do tempo para alavancar os seus resultados. Tanto na vida pessoal como na vida profissional, administrar adequadamente esse recurso tão valioso é a chave da produtividade e, consequentemente, da nossa capacidade de alcançar objetivos. Sucesso!

E você, querida pessoa, como tem avaliado a sua capacidade de gerir o seu tempo? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!