Os líderes de algumas empresas afirmam aos seus colaboradores que é preciso tratar o ambiente de trabalho como uma extensão das suas próprias casas. Eles estão corretíssimos. Devemos cuidar do local em que trabalhamos assim como cuidamos do local em que vivemos. Essa é a essência do housekeeping.

De origem japonesa, o housekeeping é uma filosofia que pode impactar as casas, as empresas e as vidas de todo mundo. Ele consiste em um método de conscientização e mudança de comportamentos para que os ambientes fiquem sempre limpos, organizados e favorecendo a produtividade. Quer saber como isso é possível? Então, continue a leitura a seguir!

O conceito de housekeeping

Housekeeping é um termo que vem da língua inglesa e significa “cuidar do lar”. Housekeeper, por exemplo, é como se chamam os empregados domésticos nesse idioma. Contudo, essa filosofia inicialmente voltada ao ambiente doméstico também pode ser aplicada no ambiente de trabalho.

Assim, o housekeeping, também conhecido como “programa 5S”, foi criado no Japão por meio de 5 pilares, que auxiliam na limpeza, na arrumação, na organização, na disciplina e na produtividade do dia a dia. A seguir, você vai conhecer melhor esses 5 pilares e os benefícios que eles têm a oferecer.

Os 5 pilares do housekeeping

1. Seiri: senso de utilização

Ao organizar os objetos de um ambiente, questione-se: “Eu utilizo este objeto?”. Se a resposta for afirmativa, mantenha-o. Se a resposta for negativa, descarte-o. Simples assim. Às vezes, acumulamos uma série de itens por acreditarmos que necessitaremos deles algum dia. Contudo, esse dia nunca chega, e nos deparamos com uma pilha de objetos que não só são inúteis, como ainda prejudicam a mobilidade e a organização no espaço existente. Além disso, deixe por perto o que você usa com mais frequência.

2. Seiton: senso de arrumação

Arrumação significa atribuir um local para cada objeto, especialmente aqueles que você não usa com tanta recorrência. Dessa forma, você consegue saber onde está cada coisa quando precisar, o que economizará muito tempo e energia, em vez de ficar procurando os itens necessários. Esse princípio vale tanto para os documentos e objetos físicos como para os arquivos digitais. Por isso, nada de jogar os documentos virtuais na sua área de trabalho. Organize-os em pastas com identificação clara.

3. Seiso: senso de limpeza

O senso de limpeza consiste em não apenas deixar os objetos no lugar certo, mas também em conservá-los limpos. Dessa forma, verifique quais são os hábitos que têm gerado sujeira e evite-os. Limpar os sapatos antes de entrar na sala, jogar as embalagens no lixo, fazer refeições apenas na copa da empresa e limpar imediatamente qualquer substância derramada são exemplos de aplicação desse princípio. A higienização contínua do espaço o mantém apresentável e contribui com a saúde física e mental de quem o habita.

4. Seiketsu: senso de normalização

O senso de normalização consiste em definir práticas de limpeza, organização e higienização dos ambientes, transformando-as em processos definitivos. Esses pilares não podem ser letra morta, mas práticas contínuas, que fazem parte do dia a dia do ambiente. Por isso, normalize-as e oficialize-as no estatuto interno da organização. Além disso, faça um trabalho intenso e contínuo de comunicação junto dos seus funcionários para que todos adotem essas práticas.

5. Shitsuke: senso de disciplina

Por fim, o último pilar do housekeeping consiste no senso de disciplina. Nesse caso, o senso de disciplina é desenvolvido individualmente, ou seja, cabe a cada indivíduo que utiliza aquele ambiente ser disciplinado e colocar em prática todos os pilares anteriores. O processo pode ser difícil, principalmente no começo. Contudo, com uma comunicação eficaz e com o próprio poder do exemplo de cada um, fica mais fácil despertar essa disciplina e fazer o housekeeping acontecer.

Vantagens promovidas pelo housekeeping

Por falar em comunicação, o jeito mais eficaz de engajar os membros da sua empresa no housekeeping é comunicar as vantagens que o programa tem a oferecer. Confira as principais delas na sequência.

1. Serviço de qualidade

Estudos apontam que o programa 5S melhora a qualidade dos serviços prestados pelas empresas que o adotam. Se há disciplina, padronização, limpeza e organização no ambiente, é fato que um trabalho melhor será executado ali. O ambiente influencia muito na qualidade do que fazemos, tanto pessoal como profissionalmente.

2. Prevenção de acidentes

Acidentes de trabalho tendem a ocorrer com mais frequência nas organizações em que o espaço não está higienizado, em que os objetos não estão nos locais corretos, em que os processos não seguem nenhum tipo de padrão e em que não há disciplina para fazer manutenção nas máquinas e utilizá-las adequadamente. O housekeeping previne tudo isso com os seus 5 pilares.

3. Melhor aproveitamento do tempo

Quanto tempo é perdido nas empresas porque as atividades não são padronizadas? Ou porque as pessoas demoram uma eternidade para encontrar um documento ou um arquivo digital? A ausência de organização e disciplina faz com que as atividades levem muito mais tempo do que levariam em um ambiente organizado. O programa 5S evita que isso ocorra.

4. Previsões mais precisas

O housekeeping facilita a visualização geral do ambiente organizacional. Isso inclui a velocidade de execução das atividades, o acompanhamento da produtividade de cada colaborador, a atualização dos itens em estoque, a disciplina dos levantamentos financeiros, e por aí vai. Mantendo esses dados acessíveis e atualizados, previsões mais precisas podem ser feitas em todos os departamentos.

5. Aumento na produtividade

Por fim, é fato que um ambiente com regras definidas, padrões a serem seguidos, limpeza, higiene e organização faz com que cada colaborador demore menos tempo para agir. Além disso, problemas de saúde e acidentes de trabalho podem ser prevenidos dessa forma. Tudo isso eleva a disposição e a capacidade de cada indivíduo, o que contribui com o aumento geral da produtividade da empresa.

Como você pode notar, o housekeeping consiste em uma série de preceitos básicos, mas frequentemente esquecidos no ambiente organizacional. Por isso, coloque-os em prática e realmente faça do seu local de trabalho uma extensão do seu lar.

E você, querida pessoa, tem colocado esses princípios em prática? Como eles estão sendo desenvolvidos na sua empresa? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!