Programa 5S: o que é e como implementar?

O grande desafio da vida de todo empreendedor é desenvolver meios para estruturar sua empresa. Para esta finalidade, as escolas da administração de empresas já desenvolveram, ao longo do tempo, diferentes metodologias, como o ciclo PDCA, a análise SWOT e o sistema 5W2H. Todos eles representam ferramentas de gestão empresarial, com basicamente o mesmo objetivo: otimizar os recursos e alcançar resultados cada vez melhores.

O programa 5S faz parte desse conjunto de metodologias de gestão. Aliás, ele está entre as mais tradicionais e eficazes. Para entender mais sobre o programa 5S, seus benefícios e meios de implementá-lo nas organizações, continue lendo este artigo.

O que é o programa 5S?

O programa 5S é uma metodologia de gestão de empresas, mas que também pode ser aplicada em outros ambientes, como na organização doméstica, por exemplo. Ele foi desenvolvido no Japão por Kaoru Ishikawa — engenheiro de controle de qualidade e teórico da administração.

O fato de esse sistema ter surgido no Japão não é sem motivo. Após a Segunda Guerra Mundial, o país, derrotado no conflito, encontrava-se em delicada situação socioeconômica. O programa 5S auxiliou as empresas japonesas a reorganizarem sua produção por meio da otimização de seus recursos.

Hoje em dia, esta metodologia de gestão está entre as mais conhecidas e utilizadas em todo o mundo. Grandes empresas aderiram à utilização do programa 5S, como HP, Coca-Cola e Toyota.

Seu principal objetivo é organizar as empresas, independentemente de seu porte ou segmento de atuação, com vistas à prevenção de qualquer tipo de desperdício — de tempo, de dinheiro, de tecnologia, entre outros recursos. Assim, as empresas conseguem aumentar sua produtividade e ainda manter as finanças em equilíbrio. Outra preocupação fundamental do programa é a construção de um ambiente saudável, em que todos os colaboradores possam conviver e trabalhar com qualidade.

Quais são os pilares do programa 5S?

Como o nome do programa sugere, ele é composto por 5 itens fundamentais, que correspondem a 5 palavras iniciadas pela letra S na língua japonesa. Os cinco pilares estratégicos do programa são:

1. Seiri — senso de utilização

O primeiro passo do programa 5S é avaliar todos os itens utilizados no ambiente de trabalho. Cada um deles, seja um item físico ou até mesmo um arquivo digital, precisa ser questionado quanto à sua real utilidade. Se o item em questão de fato for útil no dia a dia, ele é mantido; se não houver utilidade comprovada, ele deve ser descartado em local apropriado, sem oferecer qualquer risco ao meio ambiente.

Ao executar esse procedimento, as empresas evitam um acúmulo de objetos ou de arquivos digitais que não servem mais de nada, abrindo espaço para que as coisas realmente úteis possam ser mais bem organizadas. Isso evita que a empresa fique poluída, o que causa estresse e perda de tempo.

2. Seiton — senso de ordenação

O senso de ordenação ou de organização é um desdobramento natural do primeiro item. Depois de manter no ambiente de trabalho única e exclusivamente os itens úteis, é preciso colocá-los em lugares específicos, mantendo a organização do espaço.

Essa organização deve obedecer a dois princípios básicos. O primeiro deles é que cada item seja armazenado em um local seguro, sem oferecer perigo às pessoas e sem correr o risco de ser roubado ou danificado. O outro princípio é o de que os itens devem ficar dispostos em locais acessíveis às pessoas, ou seja, quanto mais um elemento é utilizado, mais facilmente encontrado ele deve ser.

3. Seiso — senso de limpeza

Como citado anteriormente, a boa organização de um ambiente de trabalho evita o estresse daqueles que o utilizam. Por isso, o terceiro passo do programa consiste na limpeza de todos os elementos que ocupam o espaço, investigando e alterando as rotinas que possivelmente provocam sujeira de algum tipo.

Além disso, é preciso consertar e prevenir itens como: má iluminação, cheiros desagradáveis, falta de ventilação, poluição sonora, entre outras questões que provocam desagrado. Por fim, é importante que todos os equipamentos utilizados na rotina da empresa estejam funcionando adequadamente, sem colocar em risco a proteção e o bem-estar dos colaboradores.

4. Seiketsu — senso de saúde e de padronização

A palavra seiketsu corresponde ao quarto item do programa 5S, mas ela pode ser interpretada de diferentes formas. A primeira delas corresponde ao senso de padronização, que consiste na definição de regras, normas e boas práticas que tornem os processos mais rápidos e menos suscetíveis a erros. Isso é possível quando todos os colaboradores estão bem-informados acerca dos padrões da corporação.

O segundo significado dessa palavra corresponde ao senso de saúde. Cada colaborador precisa estar em dia com sua saúde física e mental, o que inclui a adequação de suas funções às suas habilidades, a higiene pessoal, a ergonomia dos equipamentos da empresa, entre outros.

5. Shitsuke — senso de disciplina

Por fim, o senso de disciplina consiste na dedicação e no empenho de todo e cada colaborador da empresa para que os quatro itens anteriores sejam adequadamente postos em prática. Mesmo que apenas um funcionário deixe de empenhar-se em cumprir os combinados, isso já pode afetar o bem-estar de seus colegas e a produtividade da organização como um todo.

É característica das sociedades orientais que cada indivíduo seja capaz de agir de modo disciplinado, cumprindo suas obrigações e arcando com as consequências de seus atos, sem que alguém o cobre por isso. É uma ideia de comprometimento, respeito e sinergia que, embora individual, produz ótimos efeitos na coletividade.

Assim, cada indivíduo tem também a liberdade de fazer sugestões de melhoria contínua, contribuindo para que processos cada vez mais eficientes sejam implementados no meio.

Quais são os benefícios do programa 5S?

O programa 5S pode ser implementado em empresas de qualquer porte ou área de atuação, órgãos públicos, instituições de ensino, associações e até mesmo na vida particular das pessoas.

Entre os principais benefícios que a metodologia é capaz de oferecer nos locais onde é adotado, podemos citar:

• Maior produtividade;
• Mais qualidade na confecção de produtos;
• Mais eficiência na prestação de serviços;
• Mais segurança em todos os processos da empresa;
• Facilidade de detecção de erros, localização de objetos e solução de problemas;
• Prevenção a acidentes no local de trabalho;
• Aumento no bem-estar e na qualidade de vida dos colaboradores;
• Aumento na motivação dos funcionários;
• Construção de um ambiente seguro, saudável e agradável.

No entanto, é importante ressaltar que, para que os benefícios acima possam de fato ser identificados, todos os colaboradores da organização devem se empenhar igualmente para que os 5 pilares do programa 5S sejam aplicados.

O programa 5S é uma metodologia que nasceu no oriente e se propagou por diversos países em todo o mundo. Seus benefícios são comprovados, sobretudo por terem sido identificados em empresas de renome internacional. Trata-se de um programa baseado em 5 sensos: de utilização, de organização, de limpeza, de padronização e de autodisciplina.

Se esta metodologia fez sentido para você, convoque sua equipe e proponha as melhores práticas para que o programa seja implementado e para que a sua organização possa obter todos os benefícios citados acima. Só não se esqueça de deixar claro que isso só será alcançado se cada um fizer a sua parte.

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