A popularização dos modelos remoto e híbrido de trabalho tem levado os profissionais a realizar reuniões por meio de videoconferências. De fato, a tecnologia tem avançado e aperfeiçoado cada vez mais a qualidade das plataformas audiovisuais. No entanto, alguns cuidados precisam ser tomados para que esse tipo de encontro virtual ocorra da melhor maneira possível.

Ninguém quer que a reunião seja prejudicada por falhas técnicas ou mesmo por gafes cometidas pelos envolvidos, não é mesmo? Isso pode comprometer a qualidade da conversa e até mesmo a imagem profissional dos participantes desse encontro virtual! Para isso, selecionamos 7 dicas importantes que podem dar uma mãozinha nesses momentos. Ficou curioso? Então, continue a leitura e confira as nossas orientações!

1. Escolha uma plataforma de qualidade

Em primeiro lugar, é muito importante que você escolha uma plataforma ou aplicativo de qualidade para realizar a reunião. Ele deve ter uma boa captação de som e imagem, sem travar. Isso evita que os presentes tenham que ficar repetindo as suas falas, o que pode tornar a reunião muito longa e cansativa.

Hangouts, Skype, Zoom e o próprio WhatsApp estão entre as plataformas mais utilizadas para essa finalidade. Na dúvida, faça uma pesquisa sobre as funcionalidades que cada aplicativo oferece e verifique qual é o que mais se adéqua às necessidades da sua equipe.

2. Planeje a reunião e dispare o convite

Por que essa reunião é importante? Quais assuntos serão abordados? Qual é o objetivo desse encontro? Quais pessoas têm presença obrigatória? Quais têm presença opcional? Qual será a data e qual será o horário do encontro? Converse com os envolvidos para tomar todas essas decisões antecipadamente, de modo que todos possam se preparar adequadamente.

Em seguida, dispare um convite por e-mail, formalizando essa videoconferência e explicando as informações decididas acima. É bacana definir um horário de início e um horário de término, bem como citar os tópicos que serão abordados.

3. Verifique o funcionamento do microfone e da câmera

Antes de iniciar a reunião, é possível testar se a conexão com a internet, a câmera e o microfone estão funcionando adequadamente nessas plataformas. Faça isso. Além do mais, se houver alguém menos experiente em videoconferências na sua equipe, ajude a pessoa a fazer esses testes para conectar-se de forma apropriada para o encontro.

O ideal é que a empresa que adota o trabalho remoto ofereça equipamentos e recursos para que os profissionais possam se conectar sem problemas. Dessa forma, como líder, faça a sua parte e dê a todos as orientações e os recursos necessários.

4. Fique atento para não cometer gafes

Tome cuidado para não virar um meme ou vídeo que viraliza nas redes sociais! Por isso, certifique-se de que o ambiente em que você está é seguro e não terá interrupções ao longo da videoconferência.

Além disso, é importante citar que há algumas regras de etiqueta básica necessárias nas reuniões virtuais, assim como nas presenciais. Por exemplo, é importante que cada um fale na sua vez, havendo inclusive o recurso “levantar a mão” em alguns aplicativos. Oriente quem não estiver falando a deixar o microfone desligado para evitar ruídos. Se desejarem, os participantes podem escrever observações no chat das plataformas, de modo a não interromper o fluxo da reunião.

5. Afaste-se das distrações

Mesmo em reuniões virtuais, é fundamental ficar atento àquilo que todos estão dizendo, sem focar em atividades paralelas. Por isso, mantenha abertos no computador apenas o aplicativo da videoconferência e os arquivos que serão utilizados nela.

Evite deixar outros sites e redes sociais abertos, pois isso pode distraí-lo. Além disso, caso você precise compartilhar a sua tela com os demais participantes, tome cuidado, pois eles poderão ver todas as abas abertas no seu computador. Assim, feche tudo aquilo que apresentar informações sigilosas ou que não tenha a ver com a reunião.

6. Cuide da sua imagem profissional

Lembre-se de que esse ambiente virtual é uma extensão da empresa, mesmo que você não esteja fisicamente nela. Portanto, mantenha a sua postura profissional e fique atento ao seu vestuário. Não é porque você está em home office que pode aparecer diante do chefe e dos colegas vestindo pijamas e com os cabelos bagunçados.

Vista-se adequadamente, organize o ambiente em que você estiver, arrume os cabelos e, caso haja outras pessoas no local, comunique-as de que você não poderá ser interrompido porque estará participando de uma videoconferência. Evite fazer essas reuniões em ambientes compartilhados. Se possível, ocupe uma sala privativa.

7. Envie a ata por e-mail

Por fim, lembre-se de que essa reunião por videoconferência é uma reunião formal, como qualquer outra. Portanto, é interessante que alguém do grupo se responsabilize por redigir uma ata, contendo todos os tópicos que foram abordados no encontro, as informações que cada um levantou e as decisões que foram tomadas.

Em seguida, peça para que esse relator envie a ata por e-mail a todos os participantes, de modo que eles tenham acesso ao documento que registra toda a ocorrência da reunião. Isso pode parecer de pouca importância, mas é fundamental para os próximos passos a serem tomados pela equipe de trabalho.

As 7 dicas acima certamente farão a diferença na realização das suas videoconferências de trabalho. Por meio delas, você conseguirá organizar melhor e com mais antecedência o encontro, checar as questões tecnológicas envolvidas e orientar os participantes e manter a formalidade da reunião, evitando a ocorrência de gafes que possam comprometer a imagem profissional dos envolvidos. Coloque-as em prática e veja como a sua reunião virtual ocorrerá da melhor maneira possível!

E você, ser de luz, já teve alguma experiência com videoconferências no trabalho? Como foi? Há mais alguma dica que você gostaria de acrescentar à nossa lista para ajudar os demais leitores do blog a ter sucesso nessas empreitadas digitais? Então, contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!