Projetos são projeções que fazemos para o futuro, o que pode ser feito em absolutamente qualquer área da vida. Dessa forma, podemos fazer projetos de emagrecimento, de saúde, de viagens, de trabalho, de compra de um imóvel, e por aí vai. Contudo, é dentro das empresas que o conceito de projeto ganha força.

Nesse ambiente, os projetos são “acontecimentos” planejados, que demandam o investimento de tempo, de dinheiro, de pessoas, de estudos e de energia, a fim de fazer a empresa crescer. Para isso, o cronograma é uma ferramenta essencial. Neste artigo, você vai entender o que é um cronograma de projeto, qual é a sua importância e como ele deve ser elaborado. Siga em frente e saiba mais!

O que é um cronograma de projeto e por que ele é importante?

O cronograma de um projeto é um documento em que são descritas todas as etapas do projeto em questão, contendo as suas respectivas datas previstas para início e término. Esse documento é uma ferramenta de planejamento estratégico, que ajuda os colaboradores a manter o ritmo da sua produtividade, evitando atrasos.

Cada projeto tem um objetivo a ser alcançado, o que envolve diversos tipos de recursos. Além do tempo, o cronograma define os recursos de cada etapa, permitindo que todos os envolvidos estejam “na mesma página” acerca das atividades em andamento e das que ainda estiverem por vir.

8 passos para montar o cronograma de um projeto

Dada a importância desse documento, é primordial que os profissionais saibam como elaborá-lo de forma completa e eficaz. Se você deseja saber como isso é possível, siga os 8 passos a seguir.

1. Determine o objetivo a ser alcançado

Conforme citamos, todo projeto tem um objetivo a ser alcançado. Por exemplo, uma campanha publicitária deve ter uma meta a ser batida, como “aumentar as vendas em 30% do produto X no estado de São Paulo” ou “fortalecer a imagem da marca em termos de ecologia e sustentabilidade”. Os objetivos devem ser específicos, mensuráveis, alcançáveis (realistas), relevantes e com um prazo de tempo determinado. Definir esse objetivo deve ser sempre o primeiro passo de um projeto.

2. Liste as tarefas do projeto

Para que o objetivo em questão seja alcançado, determinadas ações deverão ser colocadas em prática, certo? Essas ações são as tarefas do projeto. Por isso, o segundo passo é fazer uma lista com todas elas, mesmo que ainda não estejam na ordem de execução. Voltando ao exemplo da campanha publicitária, alguns exemplos de tarefas desse projeto seriam: realizar pesquisas de mercado, planejar o orçamento da campanha, definir os meios e veículos de comunicação, criar as peças etc.

3. Execute um EAP

EAP é uma sigla para “Estrutura Analítica do Projeto”. Trata-se da ordenação das tarefas definidas na etapa anterior. Nessa fase, você deverá ser mais específico com relação às atividades a serem desenvolvidas, determinando uma ordem a ser seguida e as relações de dependência entre as atividades. Por exemplo: a criação das peças de uma campanha publicitária só pode ser executada depois que os meios, veículos e formatos de comunicação tiverem sido definidos.

4. Defina prioridades

Prioridades são aspectos que precisam ser definidos primeiro. Por exemplo: antes mesmo de definir os canais de comunicação de uma campanha publicitária, é necessário verificar a verba que a empresa tem disponível para esse projeto. Assim, verifique tudo aquilo que precisa ser resolvido primeiro, bem como as questões que podem ser deixadas para depois. Defina essas prioridades e deixe-as claras no cronograma a todos os envolvidos, de modo a evitar erros e retrabalhos.

5. Identifique os recursos necessários de cada etapa

Cada etapa de um projeto demanda recursos: um período de tempo, um espaço físico, pessoas, máquinas, verba, informações, documentos etc. Dessa forma, o cronograma deve definir todos esses recursos para cada etapa, de modo que não haja atrasos em nenhuma delas porque algo ficou faltando. A criação de um anúncio de revista, por exemplo, depende de redatores, diretores de arte, computadores, programas de design e um prazo para a sua execução.

6. Faça uma estimativa de tempo para cada atividade

Com base nos recursos levantados na etapa anterior, você conseguirá definir um prazo para a realização de cada atividade do projeto. Lembre-se de que prazos mais extensos certamente impactarão os seus recursos financeiros. Considere também feriados, férias, faltas, entre outros fatores. Uma dica é verificar se projetos semelhantes já foram realizados na empresa no passado, tomando-os como base para definir esses prazos.

7. Analise os clientes e os fornecedores envolvidos

Todo projeto tem um público-alvo, que, no caso das empresas, costuma ser composto pelos seus próprios clientes. Tenha sempre esse público em mente ao tomar as suas decisões. Além disso, verifique quais atividades dependem de fornecedores de materiais, prestadores de serviços ou parceiros em geral. Assim, você conseguirá definir as perguntas básicas do cronograma para cada etapa: O que? Quem? Onde? Quando? Como? Por quê? Por quanto tempo? Quanto vai custar?

8. Monitore e atualize o cronograma

Depois de pronto o cronograma, é hora de efetivamente iniciar as atividades. No entanto, nessa fase, você provavelmente perceberá que entre a teoria e a prática existem algumas diferenças. Assim, algumas atividades podem ser mais rápidas ou mais lentas do que o previsto, e isso é normal. Dessa forma, você pode e deve fazer ajustes no cronograma, desde que os comunique aos envolvidos, de modo que ninguém fique perdido.

Por fim, lembre-se de que o cronograma não é apenas uma formalidade, mas uma ferramenta estratégica que deve ser seguida. Não adianta fazê-lo e deixá-lo de lado. Hoje em dia, com um bom programa de gerenciamento de projetos, os seus cronogramas podem ser acompanhados e atualizados em tempo real, permitindo que toda a equipe envolvida o siga. Isso certamente garantirá entregas de qualidade e um projeto mais bem-sucedido!

E você, querida pessoa, faz uso dos cronogramas na sua vida pessoal ou profissional? O que pensa dessa ferramenta? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!