Você sabia que boa parte dos problemas que ocorrem diariamente nas empresas tem origem em falhas de comunicação? A comunicação interna precisa ser desenvolvida com organização e com meios oficiais para evitar que informações desencontradas circulem pelos corredores.

Os problemas de comunicação são graves porque podem prejudicar o desempenho de todos os departamentos da organização. Sendo assim, é importante ficar atento aos sinais de que a empresa sofre com esse tipo de problema. Neste artigo, você vai conferir os 8 principais. Continue a leitura e identifique os indícios de que isso ocorre na sua empresa!

1. Gastos excessivos com viagens

Se os membros da sua empresa precisam se deslocar com frequência de uma unidade ou de um departamento a outro, é sinal de que a comunicação é falha. Hoje em dia, não faltam meios digitais para estabelecer a comunicação entre as diferentes unidades e setores de uma empresa, como e-mails, telefonemas e mensagens de texto, o que não demanda o contato presencial com tanta frequência.

A tecnologia tem se desenvolvido continuamente, o que demanda que as empresas se atualizem nesse sentido. Até mesmo as videoconferências podem ser utilizadas como instrumentos de comunicação interna que facilitam a interação. Aproveite as possibilidades que a tecnologia oferece.

2. Lentidão no atendimento ao cliente

Os problemas de comunicação nem sempre são internos. Muitas vezes, até mesmo a interação direta com o consumidor pode ser afetada. Se os seus clientes não sabem como entrar em contato com a empresa ou se demoram muito para obter uma resposta, é sinal de que os sistemas adotados precisam ser revistos.

Diferentes canais de comunicação devem ser oferecidos aos clientes: aplicativos de mensagens de texto, e-mails, telefones, redes sociais, e por aí vai. No entanto, é essencial que haja colaboradores bem treinados para responder com inteligência e com rapidez em todos esses canais. Além disso, é fundamental que o que se diz em um canal seja o mesmo que se diz em outro, sem haver incoerências.

3. Pouca ou nenhuma interação entre os diferentes departamentos

As empresas são divididas em departamentos e setores por questões de organização do espaço e do tipo de atividade. No entanto, é fato que, em maior ou em menor grau, os departamentos dependem uns dos outros e precisam trocar ideias para que o trabalho flua com harmonia.

O marketing, por exemplo, precisa estar constantemente em contato com o departamento de vendas e com o setor financeiro. Por mais que as atividades dessas equipes sejam distintas, todas elas trabalham para que a empresa alcance as suas metas. Se não houver essa interação entre os departamentos, o alcance dos objetivos pode ser prejudicado. Por isso, verifique se as diferentes áreas se comunicam.

4. Dificuldades no trabalho a distância

Na atualidade, muitas empresas têm aderido ao trabalho remoto ou ao trabalho híbrido, em que o colaborador não necessariamente precisa estar presente no ambiente de trabalho todos os dias para desempenhar as suas funções. Todavia, se esse processo de trabalho não transcorre com tranquilidade, é sinal de que a comunicação está apresentando falhas.

Se a produtividade cai, se as dúvidas se multiplicam e se os treinamentos a distância não estão surtindo os efeitos esperados, é sinal de que há problemas de comunicação ocorrendo. Nesse sentido, é necessário verificar se os colaboradores estão cumprindo as suas funções com responsabilidade e se os meios de comunicação adotados são os mais adequados (e-mails, reuniões em videoconferências, programas de gerenciamento de projetos etc.).

5. Queda na produtividade dos colaboradores

A queda de produtividade é também um dos sinais mais claros de falhas de comunicação. Ela ocorre quando os colaboradores não sabem como proceder ou quando cometem mais erros do que o normal. Isso pode ocorrer porque as lideranças não estão sendo claras nas suas ordens ou porque há informações diferentes sendo comunicadas aos colaboradores, gerando conflitos de ideias.

Sem saber o que fazer ou sendo constantemente advertidos porque o que fazem está errado, os colaboradores começam a perder produtividade. Esses dados são indícios de que a comunicação interna precisa melhorar.

6. Desmotivação nas equipes

A comunicação interna também é um processo fundamental para a motivação dos colaboradores. Por meio dela, os líderes auxiliam os liderados, o que se vê em diferentes momentos: na definição de objetivos, na delegação de tarefas, na explicação de procedimentos, na hora de tirar dúvidas, no auxílio durante a execução das atividades e nos feedbacks — que devem ser orientados não apenas à correção de erros, mas também ao reconhecimento de méritos.

Sem que esses processos ocorram com regularidade e com precisão, a falta de comunicação derruba a motivação dos colaboradores, que se sentem “no escuro” dentro da própria empresa em que trabalham.

7. Fofocas e informações desencontradas

As fofocas são informações que circulam pelos corredores das empresas, geralmente abordando a vida pessoal dos colaboradores. Isso acontece quando a empresa não tem regras e valores bem definidos ou quando esses valores não são adequadamente comunicados aos colaboradores, provocando esse tipo de assunto nada construtivo.

Além disso, as falhas de comunicação geram informações desencontradas associadas ao trabalho. É o que ocorre quando um colaborador recebe uma informação, mas outro colaborador recebe uma informação conflitante com aquela, de modo que ninguém mais sabe quem está com a razão. Isso geralmente ocorre por conta de líderes desorganizados.

8. Conflitos internos frequentes

Fofocas, desmotivação, informações desencontradas, baixa produtividade, pouca interação e lentidão para resolver problemas: não é difícil perceber que, como consequência de todos os itens citados até aqui, os conflitos nas empresas se tornam cada vez mais frequentes e intensos.

Esses conflitos podem ocorrer envolvendo diferentes pessoas: entre líderes e liderados, entre colegas de trabalho, entre funcionários e clientes, entre a empresa e os seus fornecedores/parceiros, entre sócios, e por aí vai. São sinais de falhas graves de comunicação.

Como você pode notar, há diferentes desdobramentos para os problemas de comunicação nas empresas, sendo que todos eles são bastante prejudiciais ao seu desempenho. Investir em comunicação não pode ser visto como um gasto, mas como uma medida necessária para que as organizações alcancem os seus objetivos com mais precisão e rapidez.

E você, querida pessoa, como avalia a comunicação no seu ambiente de trabalho? O que poderia ser melhor? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!