O progresso de uma equipe de trabalho é um elemento que depende de vários fatores: tempo, dedicação, tecnologia, metas estimulantes (mas realistas), entre outros. Por isso, mensurar o progresso do time é algo bastante complexo, que nem sempre pode ser colocado em números.

Pensando nisso, elaboramos uma lista com 9 passos para que você consiga sistematizar essa mensuração de resultados. Isso permitirá que os membros da equipe façam as correções necessárias e obtenham uma produtividade cada vez mais alta. Para conhecer esse sistema, continue a leitura do artigo a seguir!

1.Defina objetivos e metas

Um objetivo é uma frase curta e clara que representa o estado desejado a ser alcançado pela equipe. As metas são desmembramentos desse grande objetivo, de preferência com valores numéricos que indicam o que cada colaborador deverá fazer.

Alguns exemplos de metas são: o departamento comercial deverá promover 50 vendas por dia, o departamento de marketing deverá obter 100 leads por dia, o departamento financeiro deverá reduzir os gastos da empresa em 20%. Essas metas devem ser desafiadoras, mensuráveis e realistas, com um prazo específico para serem alcançadas. Comunique-as a todo o time, de modo que todos os funcionários estejam bem alinhados.

2. Determine os indicadores-chave de desempenho

Os indicadores-chave de desempenho, também conhecido como métricas ou KPIs, são as unidades de medida para o progresso da equipe. Esses indicadores variam de acordo com a atividade de cada colaborador. Quantidades de leads obtidos, quantidades de vendas efetuadas, valor arrecadado com ações publicitárias, taxa de conversão e valor médio por compra são alguns dos KPIs mais utilizados nas empresas.

Essas métricas permitem que os colaboradores identifiquem se estão ou não no caminho certo para o alcance do objetivo. No entanto, é importante relacionar diferentes indicadores, pois fixar-se em apenas um pode oferecer uma noção deturpada da realidade do progresso do time. Não é porque um funcionário fez 20 horas extras no mês que a sua produtividade de fato aumentou, por exemplo.

3.Crie padrões para estruturar os processos

PSC Renascimento

Os padrões de processos são rotinas que automatizam e facilitam a execução das tarefas em uma empresa. Quando os funcionários conhecem bem o que deve ser feito, com métodos sistemáticos, isso ameniza as chances de ocorrência de erros e tende a aumentar a produtividade, dado que as atividades são executadas com mais rapidez.

Essa estruturação facilita a documentação e o registro dos processos, como as entradas e saídas de pedidos de clientes. Assim, fica mais fácil atualizar os dados da empresa, monitorar as métricas e realizar ajustes sempre que um problema for detectado (antes que se torne um problema maior ou mais grave).

4. Invista em soluções tecnológicas

A tecnologia é uma aliada da produtividade, e isso já deixou de ser novidade. Os programas de gerenciamento de projetos, como o Trello e o Asana, permitem que a equipe identifique qual funcionário está envolvido com qual atividade e se elas estão dentro ou fora dos prazos estabelecidos. Além disso, o uso desses softwares evita que os colaboradores fiquem ociosos ou sobrecarregados.

Além dos programas de gerenciamento de projetos, é importante que a empresa também invista nas tecnologias específicas de cada profissão. Um designer, por exemplo, precisa contar com os programas mais modernos e atualizados de design para que crie soluções de qualidade.

5. Elabore relatórios de produtividade

Outra importante maneira de verificar o progresso dos membros da equipe é produzir relatórios sobre o seu desempenho. Os gestores, geralmente em parceria com os profissionais de recursos humanos, devem definir os critérios de desempenho para avaliar os seus colaboradores.

Podem ser dadas notas de 0 a 10 em cada aspecto avaliado, entre outras escalas de desempenho — como: insatisfatório, regular, bom e muito bom. Essa avaliação mais específica e justificada ajuda os colaboradores a compreenderem os quesitos em que podem fazer melhor e aqueles em que a performance deve ser mantida.

6. Faça do feedback uma rotina

Após a avaliação de desempenho, o ideal é que sejam realizadas pequenas reuniões individuais de feedback entre o líder e cada um dos seus funcionários. Nesses encontros, o gestor deverá apresentar a avaliação de desempenho que foi feita, exibindo os critérios empregados e os resultados obtidos pelo colaborador em cada item avaliado.

Sempre com transparência, respeito e ética, deverão ser apontados os pontos positivos do desempenho do funcionário, bem como os aspectos a serem melhorados. Por fim, caberá ao líder oferecer sugestões e auxílio para que esse colaborador possa progredir nas questões apontadas como insatisfatórias.

7. Verifique a motivação dos colaboradores

Ao executar a avaliação de desempenho e o feedback dos times, verifique se há fatores externos que possam ter impactado a sua produtividade. Riscos, ameaças, oportunidades e alterações motivacionais na equipe podem provocar impactos na qualidade e na quantidade daquilo que é produzido.

Portanto, mais uma vez em parceria com a área de recursos humanos, faça apurações sobre possíveis ocorrências que possam ter impactado o progresso da equipe. Isso ajuda a fazer avaliações mais justas sobre os colaboradores, bem como a prevenir a recorrência desses eventos. Lembre-se de que é obrigação da empresa oferecer aos funcionários um ambiente bem-estruturado e com um bom clima organizacional para a realização das atividades.

8. Reavalie os objetivos com regularidade

Por mais que haja um planejamento estratégico exemplar na definição de metas e objetivos, é fato que entre o que se escreve no papel e o que se vê na prática podem existir diferenças. Por isso, é importante que a definição desses indicadores mantenha certa flexibilidade.

Ao perceber que uma meta está muito fora da realidade ou que está muito simples de ser alcançada, a empresa pode fazer reajustes, de modo que a produtividade e a motivação dos colaboradores sejam beneficiadas. Dessa forma, é necessário acompanhar o desempenho da equipe e avaliar, de tempos em tempos, se as metas estabelecidas fazem sentido no contexto do momento.

9. Reconheça os bons resultados

Por fim, se todas as dicas acima forem colocadas em prática, é fato que, muito provavelmente, os colaboradores alcançarão bons resultados nas suas respectivas funções. Por isso, cabe às lideranças da empresa reconhecer adequadamente esses bons desempenhos.

Seja por meio de premiações, promoções ou de um simples elogio, a questão é que o funcionário que se sente reconhecido pela empresa em que trabalha ganha motivação para alcançar resultados cada vez melhores. Portanto, valorize e reconheça uma boa performance da sua equipe sempre que ocorrer.

As 9 dicas acima são extremamente úteis para que as organizações não apenas mensurem, como também estimulem o alcance de resultados extraordinários. Coloque-as em prática e veja essa “revolução” acontecer!

Você segue algum dos hábitos determinados acima? Como lida com o progresso dos times dos quais faz parte? Deixe o seu comentário com as respostas no espaço abaixo. Além disso, lembre-se de compartilhar este artigo por meio das suas redes sociais. Leva estas informações aos seus amigos, colegas, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas!