Em uma empresa, diversas atividades são executadas todos os dias. Havendo planejamento estratégico, é natural que essas atividades tenham que ser registradas em algum lugar, de modo que cada colaborador/equipe saiba das suas obrigações, sem se esquecer de nenhuma delas e respeitando os seus respectivos prazos.

Nesse contexto, surge a necessidade de encontrar um método de organização e planejamento estratégico. O Kanban responde bem a essa necessidade, sendo cada vez mais utilizado por pessoas e empresas. Neste artigo, você vai compreender como ele funciona e quais são os benefícios que pode oferecer. Confira!

O que é o Kanban e como funciona?

O Kanban é um método bastante simples para organizar as demandas de trabalho de uma pessoa, equipe, departamento ou empresa. Basicamente, ele consiste em um grande quadro composto por colunas de tarefas. Essas colunas recebem os seguintes nomes, da esquerda para a direita: a fazer, em planejamento, em execução, em revisão, em ajustes, concluído. Os nomes e a quantidade das colunas podem sofrer alterações, de acordo com as necessidades particulares.

Em cada coluna, a pessoa ou equipe deve colocar todas as tarefas que estão sob a sua responsabilidade, de acordo com o status da atividade. Conforme a atividade progrida, é necessário atualizar o status da tarefa, movendo-a para a próxima coluna. As tarefas costumam ser escritas em cartões coloridos, facilitando a sua visualização e movimentação ao longo do quadro.

Não há uma estrutura oficial para a execução do Kanban. Algumas empresas fazem o quadro em grandes murais para cada equipe, mas nada impede que cada colaborador faça o seu próprio kanban em uma folha de papel. Também existem os Kanbans digitais, incorporados aos softwares de gerenciamento de projetos. Esse modelo é ótimo para as atividades em equipe, especialmente nos casos de trabalho remoto, de modo que todos os envolvidos saibam o status de todas as atividades desenvolvidas.

7 benefícios do Kanban nas empresas

Agora que você já sabe o que é e como funciona o Kanban, é hora de compreender os benefícios que esse método pode oferecer às empresas e aos seus colaboradores. Confira 7 deles na sequência!

1. Visão geral das atividades

As atividades conduzidas por uma pessoa, quando organizadas no Kanban não serão esquecidas. Além disso, é possível verificar em qual etapa do processo de execução elas estão. Isso ajuda a pessoa a se organizar, o que pode ser feito mensalmente, por semana e até mesmo em cada dia.

No que diz respeito ao trabalho em equipe, o benefício é ainda mais sentido, já que o Kanban, tanto físico como digital, permite que todos os envolvidos saibam o status das atividades. O líder também consegue verificar o que cada um está fazendo e se a equipe está cumprindo os prazos.

2. Facilidade de utilização

O Kanban não é um complexo sistema de softwares de gerenciamento de projetos. Ele é apenas uma tabela que pode ser atualizada por qualquer pessoa, de acordo com o status de realização das suas tarefas.

Além disso, ele é muito fácil de visualizar. Basta bater o olho sobre o quadro e identificar o que já foi feito e o que ainda precisa ser realizado. Por isso, trata-se de um sistema bastante inclusivo, que permite que qualquer membro da equipe tenha acesso à tabela e saiba como alimentá-la.

3. Centralização das informações

Um dos problemas mais frequentes no trabalho em equipe é que muitas informações ficam em posse de apenas uma pessoa. O Kanban permite que essas informações sejam socializadas, ou seja, que estejam acessíveis a todos os membros das equipes de trabalho.

Isso evita o desconhecimento de algum dado, podendo gerar conflitos. Com todas as informações reunidas em um mesmo lugar, fica mais fácil ter essa compreensão do todo e do andamento dos projetos em geral.

4. Melhorias no fluxo de trabalho

Quando todos estão a par das atividades que estão sendo executadas, é natural que o fluxo de trabalho transcorra com mais tranquilidade e até mesmo com mais velocidade. Além disso, essa organização evita o retrabalho, as redundâncias e o desperdício de tempo e de recursos nas atividades.

Com isso, o Kanban torna os processos mais concisos e práticos, permitindo que determinadas tarefas sejam simplificadas. Dessa forma, esse sistema pode tornar as organizações e os seus colaboradores mais produtivos.

5. Integração da comunicação

O Kanban possibilita que a equipe inteira saiba qual atividade está sendo desenvolvida, quem a está executando, qual é o prazo para a sua realização e quais recursos estão sendo empregados.

Dessa forma, a comunicação entre os membros da equipe também fica mais clara e mais fluida, já que as pessoas não precisam ficar perguntando umas às outras, constantemente, sobre a execução das atividades. Já está tudo organizado naquele painel visual.

6. Definição de prioridades

Uma das maiores vantagens do Kanban é que ele facilita a definição de prioridades. No quadro, o indivíduo ou a equipe pode relacionar todas as tarefas que precisam ser executadas. Em seguida, pode ser feito um ranking de prioridades: da maior para a menor, ajudando a equipe a definir a ordem de realização das atividades e os seus respectivos prazos.

Algumas empresas e alguns usuários do método fazem isso por meio das cores dos cartões das tarefas. As atividades de alta prioridade são escritas em cartões vermelhos. As de média prioridade, em cartões amarelos. As de baixa prioridade, em cartões verdes.

7.  Aprimoramento na distribuição das tarefas

No trabalho em equipe, um dos processos mais importantes é a delegação das tarefas, de modo que as atividades sejam distribuídas de acordo com a disponibilidade e com as competências dos colaboradores.

O Kanban facilita essa distribuição, no sentido de que permite que a equipe identifique quais colaboradores estão ocupados e quais podem assumir as tarefas. Isso evita que algumas pessoas fiquem sobrecarregadas, enquanto outras fiquem ociosas. Assim, a equipe consegue se organizar, e o líder pode acompanhar a produtividade dos colaboradores, sem microgerenciar.

Como você pode notar, o Kanban é uma ferramenta administrativa importante no gerenciamento de projetos, na administração do tempo e até mesmo na organização para que as equipes sejam mais estratégicas e produtivas. Trata-se de um recurso que tem sido cada vez mais utilizado nas empresas, em razão dos benefícios citados acima.

E você, ser de luz, já conhecia essa ferramenta? O que achou das vantagens que ela oferece? Contribua deixando o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!