Como gerenciar tempo bem? Este é uma das questões frequentes no universo profissional, afinal, tempo é dinheiro e ninguém gosta de perdê-lo. Entretanto, por falta de organização muitas pessoas ainda se enrolam em suas tarefas diárias e acabam sendo menos produtivas do que podiam ser.

Quantas vezes você deixou de ir a compromissos importantes porque não terminou uma tarefa antecedente? Quantas vezes você deixou de cumprir com seus prazos de entrega porque não se organizou para fazer o gerenciamento das horas de modo correto? Com certeza, a resposta é: muitas!

Para eliminar este dilema de sua vida profissional e pessoal e não deixar que a falta de tempo limite mais seus resultados e compromissos sociais, o Coaching, com suas diversas técnicas e ferramentas de gestão, se apresenta como um método efetivo para ajudar a eliminar os efeitos negativos desta má gestão do tempo, que também pode ser resultado de uma frequente postergação.

 17 Dicas de Coaching Para Gerenciar Tempo

Vamos conhecer alguns preceitos de Coaching que podem ser aplicados em seu dia a dia para gerenciar tempo e ter mais controle sobre todas as demandas profissionais e pessoais. Confira:

1 – Identifique as causas da falta de tempo

Busque identificar quais são os motivos que fazem você estar sempre atrasado para tudo ou mesmo deixar de entregar seus compromissos dentro do previsto. Hábitos, cultura familiar, desorganização, excesso de responsabilidade e tarefas, procrastinação? Procure saber o que te faz não conseguir gerenciar seu tempo e trabalhe neste sentido para eliminar estes gatilhos negativos.

2 – Desenvolva Inteligência Temporal

Ter este tipo de sacada é fundamental para conseguir dar conta de suas demandas e não ocupar-se demais com tarefas que humanamente você não tem condições de atender. Se, por exemplo, a reunião na escola do seu filho e na empresa está marcada para o mesmo horário, não assuma dois compromissos que não tem condições de ir. Faça sua escolha, tente mudar horários, reveze-se com seu parceiro ou parceira e otimize seu tempo, de modo a gerenciar as tarefas de acordo com o tempo que tem e não com o que acha que pode ter.

3 – Organização Pessoal

Coloque numa agenda todos os seus compromissos semanais, mensais e até mesmo aqueles anuais que já estão marcados e invista numa organização pessoal assertiva. Se você precisa se deslocar até tal lugar sempre que marcar algo coloque o tempo previsto, de ida e volta, para que caso você tenha mais compromissos no mesmo dia não perca os mesmos. Portanto, liste todos os seus eventos diários como forma de organizar seu tempo e não perder datas, horários nem entregas importantes.

4 – Elimine Comportamentos Sabotadores

Se você já sabe que se sair 10 minutos depois do previsto, o trânsito vai estar péssimo ou o transporte público vai atrasar, por que insiste em continuar atrasando seu dia? Gerenciamento de tempo tem a ver com os hábitos que alimentamos todos os dias. Por isso, comece mudando suas atitudes, atendendo ao alarme matinal e já começando o seu dia chegando no horário certo ao trabalho.

5 – Elimine Distrações

O WhatsApp e as redes sociais são ferramentas interessantes de comunicação, mas também alguns dos maiores focos de distração dos profissionais e das pessoas de modo geral. Por isso mesmo, elimine este tipo de distração do seu dia a dia de trabalho e, durante seu expediente, concentre-se em entregar as suas tarefas, mostrar seu potencial e dar o seu melhor, e não em ficar batendo papo e sabotando os seus resultados.

6 – Defina Metas e Objetivos

Ter desafios e alvos a serem conquistados é muito importante para que a pessoa se conecte com algo maior e comprometa-se verdadeiramente em realizar seus objetivos, sejam eles pessoais ou profissionais. Por isso mesmo, para aproveitar melhor seu tempo, concentre-se em fazer o que tem que ser feito e não desvie seu foco até terminar completamente seu trabalho.

7 – Organize sua mesa de trabalho

Manter sua mesa de trabalho organizada é fundamental para o bom andamento das atividades e tarefas do dia a dia. Uma mesa arrumada evitará distrações e, principalmente, que você perca tempo procurando papeis e documentos importantes para o seu trabalho.

8 – Torne a organização um hábito

Outra dica importante é deixar que a organização faça parte da sua rotina e acabe se tornando um costume constante. Para isso, procure guardar seus objetos de trabalho em seus devidos lugares assim que terminar de usá-los e, principalmente, deixar seu ambiente arrumado ao fim de cada expediente. Assim, na manhã seguinte, você não perderá tempo tentando ordenar a bagunça antes de iniciar suas atividades.

9 – Planeje suas atividades diárias

Planejamento é uma palavra fundamental a qualquer profissional que busca adquirir o hábito da organização. Para isso, todo o dia busque administrar o seu tempo separando suas tarefas entre importantes, urgentes e circunstanciais. Isso evitará que você se perca em meio a tantas coisas a fazer e lide melhor com seus prazos e metas sabendo o que executar primeiro.

10 – Tenha uma rotina diária

Criar uma rotina diária é fundamental para, aos poucos, ir se tornando mais organizado com relação ao trabalho. Para isso você pode fazer uso de agendas ou bloco de notas e ir anotando cada tarefa para evitar se esquecer.

Ao chegar a seu trabalho, por exemplo, responda seus emails, verifique compromissos e reuniões, e as atividades que precisará entregar ao longo do dia. Aos poucos, isso se tornará seu hábito e não precisará mais fazer uso destes utensílios.

11 – Comece cedo

Chegue uns minutos mais cedo na empresa para que o processo de organização não tome o tempo do seu trabalho e acabe prejudicando as suas atividades e entregas.

12 – Priorize as atividades do dia

Para uma melhor gestão do tempo, liste as suas atividades do dia e priorize aquelas de maior importância e que afetam diretamente a entrega dos resultados.

13 – Limite o tempo de cada tarefa

Uma vez priorizadas as tarefas, limite o tempo de cada uma delas. Dessa forma, você saberá quais atividades demandarão mais tempo e como se programar para que todas sejam realizadas dentro do cronograma estipulado.

14 – Tenha tudo à mão

Ter o que for essencial à mão é um dos segredos para manter a organização no ambiente de trabalho. Crie esse hábito!

15 – Defina uma hora para sair

Estender a jornada de trabalho pode não ser uma boa opção. Defina uma hora para finalizar suas tarefas e tente cumprir. Trabalhar cansado e com pouca energia gera um ambiente também de pouca organização e concentração.

16 – Tempo para os e-mails

Cuidado para não interromper suas tarefas para abrir seus e-mails. Quando você abre o e-mail, fatalmente vai querer responde-lo. Isso vai te tirar a concentração e fazer você perder o foco no trabalho. Reserve um horário só para você responder seus e-mails, se possível eleja sempre o mesmo horário do dia, para manter sempre essa rotina e evitar distrações.

 17 – Corra da procrastinação

Deixar para fazer depois… Esse é uma grande mania que temos quando a tarefa nos assusta um pouco. Identificar o motivo é o primeiro passo. Pode ser algo fácil de fazer e estamos com medo de começar. Daí vem a procrastinação. É preciso focar nos benefícios para superar os esforços. Uma dica é pensar na tarefa já executada e quantos benefícios ela trará, começando devagar, com passos menores. Quando perceber já estará cumprida.

18 – Elabore listas

Listas são úteis para que o colaborador visualize suas tarefas durante o dia de trabalho e se mantenha organizado. Procure sempre se organizar diariamente, seja em uma tabela no papel, um rascunho ou até mesmo via caminhos mais modernos como um aplicativo de celular ou um site que faça essa organização para ajudar você.

Por fim, para conseguir cumprir tudo isso de forma efetiva e otimizada, busque no auxílio de um coach todo apoio para vencer de vez sua dificuldade de gerenciar tempo. Com suas ferramentas e técnicas de Coaching, este profissional dará a você todo o suporte necessário para você eliminar comportamentos negativos, sabotadores, criar novos hábitos e novas crenças e, finalmente, ter todo o tempo do mundo para fazer tudo o que quiser.

E se você quer ir além em sua vida e carreira e ter a profissão que mais cresce no mundo, minha dica final é, faça a formação Profissional & Self Coaching – PSC, aprenda a gerenciar seu tempo e ajude outras pessoas a fazer o mesmo.

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