A comunicação interna é o conjunto de processos que possibilitam que os colaboradores de uma empresa se comuniquem entre si. Isso vale de líder para líder, de colaborador para colaborador, de líder para colaborador e de colaborador para líder. Na vida corporativa contemporânea, a comunicação deve ser sempre uma via de mão dupla.

O problema é que a comunicação interna nem sempre é executada da maneira ideal. Um tom de voz inadequado, uma frase ambígua, um momento inoportuno e até mesmo um canal de comunicação inadequado para a situação podem desencadear grandes problemas para a empresa.

Neste artigo, reunimos algumas dicas para que você amenize as falhas de comunicação interna na sua organização e estimule uma relação mais clara e objetiva entre todos. Siga em frente e boa leitura!

1. Selecione adequadamente os canais de comunicação

Você demitiria um funcionário por WhatsApp? Apontaria um erro que precisa de correção imediata por e-mail? Convidaria formalmente um sócio para uma reunião em um bate-papo de corredor? Perceba que as circunstâncias indicam que há canais mais ou menos recomendados para os diferentes cenários comunicacionais.

Alguns meios de comunicação são mais formais, outros menos. Alguns oferecem respostas imediatas, outros geram demora. Portanto, selecione adequadamente os canais a serem utilizados, de acordo com as circunstâncias. Da mesma maneira, ensine os colaboradores a terem esse mesmo senso crítico.

2. Deixe claras as metas e os objetivos organizacionais

“Mas por que eu devo fazer isso?” — esse é o tipo de pergunta que você jamais deve ouvir de um colaborador. É essencial que todo mundo que trabalha em uma empresa esteja a par do momento vivido por ela e dos objetivos que a organização pretende alcançar. Além disso, cabe ao líder de cada departamento comunicar a cada funcionário qual é o seu papel no alcance dessas metas.

A definição de objetivos e estratégias, por mais que seja uma decisão típica do alto escalão, precisa ser comunicada a todos os membros da empresa, afinal de contas, todo mundo precisa saber o rumo do barco. Se ninguém sabe para onde a empresa vai e como isso ocorrerá, dificilmente haverá organização e motivação para trabalhar.

3. Mantenha integrados os diferentes departamentos da empresa

As empresas costumam ser divididas em departamentos, que contam com relativa autonomia. É natural que os colaboradores de uma mesma área tenham mais afinidade entre si do que com os outros. No entanto, é primordial que sejam realizados eventos de integração entre todos, a fim de mostrar que a empresa é unida.

Quanto mais os colaboradores de diferentes departamentos conhecerem uns aos outros e cultivarem bons relacionamentos entre si, mais facilmente as demandas do dia a dia serão resolvidas. Assim, o marketing, o financeiro, o comercial, o jurídico, o RH, a produção, enfim, todos devem ter acesso livre entre si, de modo que a informação transite sem entraves, acelerando muito a dinâmica da empresa e, consequentemente, elevando a sua produtividade.

4. Identifique e resolva os ruídos de comunicação

Ruídos de comunicação são fatores que impedem que uma mensagem chegue adequadamente ao seu destinatário. Esse ruído pode ser físico, como um telefone cujo som esteja chiando, ou semântico, em que a pessoa não entendeu o significado da comunicação recebida ou a frase teve mais de uma interpretação possível.

Para evitar que isso ocorra, é primordial contar com canais de comunicação de qualidade. Além disso, é interessante que a empresa conte com um canal oficial de comunicados internos aos colaboradores, como uma rede de intranet, por exemplo. Isso evita as fofocas de corredores, os boatos e o ato de não saber o que fazer porque informações desencontradas estão chegando. Unifique a comunicação oficial para prevenir essas situações.

5. Utilize uma linguagem adequada ao ambiente profissional

O ambiente profissional demanda uma linguagem mais formal, ao menos enquanto estivermos falando sobre trabalho. É claro que, nas rodinhas de café e na hora do almoço, um clima de descontração pode prevalecer. Todavia, na comunicação especificamente voltada ao trabalho, é essencial haver respeito, formalidade, clareza, objetividade e domínio das normas gramaticais.

Não envie um e-mail a um colega, por exemplo, tratando-o por “mano”. Essa conduta é inapropriada e excessivamente informal. Em contrapartida, você também não deve rebuscar demais a linguagem ou empregar termos típicos da sua área que os colaboradores de outros departamentos desconhecem. Seja simples, direto e equilibrado.

6. Invista em ferramentas de comunicação eficazes

A sua empresa conta com uma rede de intranet? Com uma rede de e-mails eficaz? Com bom sinal de internet para que todos possam se comunicar adequadamente por mensagens de texto? Com uma rede de telefonia que funciona bem, sem perder o sinal e sem chiados? Com softwares de gerenciamento de projetos que facilitam a organização e o acompanhamento das demandas, bem como o compartilhamento de documentos?

Investir nessas soluções não é um gasto, mas um investimento, tendo em vista que esses canais de comunicação facilitam a execução diária dos trabalhos, aceleram as tomadas de decisão, facilitam a resolução de problemas e mantêm alinhados os colaboradores, mesmo que de diferentes departamentos. O alinhamento de todos evita muitos problemas, ou ao menos permite que eles sejam mais rapidamente resolvidos.

7. Faça reuniões com frequência

Reunir-se com o seu time é a melhor maneira de alinhar determinadas informações, corrigir noções equivocadas, tirar dúvidas, promover discussões construtivas e ouvir sugestões de melhorias. Nesse sentido, é preferível fazer reuniões pequenas, mas em frequência maior, do que reuniões que duram longas horas após um mês.

É importante que essa frequência seja maior justamente para resolver os problemas antes que eles cresçam. Reuniões nem sempre são agradáveis, mas elas se fazem necessárias para manter todo mundo na mesma página, de forma organizada e planejada, o que ajuda a evitar muitos mal-entendidos. Nem sempre os outros meios de comunicação esclarecem tudo, de modo que a interação presencial entre os envolvidos é a melhor solução nesses casos.

8. Ofereça treinamentos periódicos de comunicação interna

Os treinamentos corporativos são geralmente voltados aos saberes técnicos de cada profissão. Contudo, eles também podem ser muito úteis no desenvolvimento de competências comportamentais, como o bom relacionamento interpessoal e a clareza de comunicação.

Hoje em dia, há treinamentos, cursos, palestras e consultorias exclusivas sobre comunicação interna. Ofereça essas soluções aos seus colaboradores. Esses conteúdos podem trabalhar diferentes questões do tema, como: a escolha dos canais de comunicação, a etiqueta no ambiente profissional, a gramática da língua portuguesa, o nível de linguagem adequado ao ambiente de trabalho, a clareza e a objetividade ao comunicar-se, a linguagem corporal, a resolução de problemas no dia a dia, a revisão das regras e hábitos organizacionais, e por aí vai.

9. Ofereça feedbacks constantemente

O feedback é o processo por meio do qual os líderes comunicam os seus liderados acerca das suas avaliações de desempenho. Esse processo é geralmente individual, em conversas privadas em que são apresentados os resultados obtidos pelo colaborador. São reconhecidos os pontos positivos e são levantados os pontos que precisam de melhorias, com sugestões para que isso ocorra.

O feedback é uma ferramenta extremamente útil para ajudar cada funcionário a se situar em relação ao seu desempenho, favorecendo um processo de evolução contínua. Isso ajuda a empresa a solucionar e a prevenir problemas com eficácia. Além disso, o feedback aproxima o líder e os seus colaboradores, ajudando a construir uma relação de confiança e de comunicação transparente.

As 9 dicas acima são essenciais para que qualquer organização, de grande ou pequeno porte, aperfeiçoe a sua comunicação interna. Como citamos, não se trata de gastos, mas sim de investimentos. Uma comunicação interna eficaz resolve problemas mais facilmente, previne a sua recorrência, promove tomadas de decisões mais eficientes, promove integração e aumenta a motivação e a produtividade de todos.

E você, ser de luz, como avalia a comunicação interna no seu ambiente de trabalho? Com base nas dicas acima, o que poderia ser melhor? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!