Os modelos de home office e de trabalho híbrido têm se tornado cada vez mais comuns nas empresas. Assim, o colaborador pode trabalhar de casa ou de algum outro lugar ao menos em alguns dias da semana, desde que tenha um computador e acesso à internet.

Esse modelo faz com que a presença física do funcionário na sede da empresa não seja necessária — ao menos não diariamente. Diversas vantagens têm sido apontadas nesses modelos de trabalho inovadores, como a elevação da produtividade das equipes e um aumento na qualidade de vida das pessoas.

Contudo, para usufruir dos benefícios do home office, é importante contar com as tecnologias necessárias para fazer um bom trabalho. Nesse sentido, diversas ferramentas auxiliares têm sido desenvolvidas e aperfeiçoadas. Neste artigo, você vai conhecer 7 delas. Continue a leitura e saiba mais!

1. Slack

O Slack é um programa de comunicação, perfeito para funcionários de uma mesma equipe que estejam trabalhando em locais distintos. Ele pode ser usado tanto para conversas privadas quanto para conversas em grupo. Outra vantagem é que ele pode ser associado a outras ferramentas, como o Trello, que veremos na sequência.

O Slack promove uma comunicação rápida e eficaz, que permite que toda a equipe acompanhe as atualizações nos projetos e nas atividades que estiverem sendo executadas. Notificações podem ser disparadas aos participantes das conversas, de modo que todos possam se manter atualizados.

2. Trello

O Trello é um conhecido programa de gerenciamento de projetos. Ele registra todas as atividades de uma equipe, podendo ser classificadas entre as que ainda precisam ser feitas, as que estão em andamento e as que já foram concluídas. O Trello segue a lógica do método Kanban, oferecendo organização e mais produtividade às equipes.

O sistema desse programa permite que você crie quantas categorias de tarefa quiser, acompanhando as etapas do projeto que você estiver desenvolvendo. Ele é bastante personalizável e visual, favorecendo um fácil acompanhamento do andamento de cada projeto. É possível, ainda, inserir comentários nas tarefas e atualizar o status de cada atividade, garantindo a fluidez da comunicação e da ação da equipe.

3. Dropbox, Google Drive e OneDrive

Essas 3 ferramentas se utilizam da computação em nuvem para compartilhar arquivos, o que é extremamente positivo, especialmente em se tratando de arquivos mais pesados — o que inclui documentos, imagens, vídeos etc. Esses softwares contam com elevados padrões de segurança, sendo que cada usuário tem uma senha e pode compartilhar o que quiser com uma ou mais pessoas.

As atualizações feitas nos arquivos por meio desses softwares são salvas automaticamente. Assim, todos os que tiverem acesso ao arquivo podem acompanhar em tempo real as atualizações que estiverem sendo feitas nele. Também é possível verificar quem foi o autor das alterações.

4. The Pomodoro Tracker

O The Pomodoro Tracker é uma ferramenta que ajuda as pessoas a administrarem o seu tempo. Trata-se de um cronômetro que divide a execução das tarefas em blocos de 25 minutos. Após cada bloco, é feita uma pausa de 5 minutos para descanso. Ao final de 4 ciclos, é feita uma pausa maior, de 25 minutos.

Essa ferramenta permite que as pessoas consigam descansar e ser produtivas ao mesmo tempo. No home office, quando estamos tão próximos da cama e do sofá, pode ser tentador descansar um pouco mais. Por isso, o The Pomodoro Tracker auxilia na gestão do tempo em casa para evitar as distrações e manter o foco no trabalho.

5. Google Meet / Hangouts Meet

Com algumas funcionalidades semelhantes às do Skype, o Google Meet (antigo Hangouts Meet) é uma plataforma do Google para comunicação em grupo. É ideal para os gestores, por exemplo, realizarem reuniões com as equipes para alinhar o andamento das atividades.

Podem ser feitas videoconferências por desktop ou por dispositivos móveis. Além disso, o sistema é integrado com o Google Agenda, automatizando as tarefas de agendamento e oferecendo mais agilidade e produtividade. A tela dos participantes pode ser reproduzida para o compartilhamento de documentos, planilhas e apresentações. Perfeito para o trabalho remoto, não é mesmo?

6. CamScanner

Por mais que o home office não pare de se popularizar, a verdade é que nem todos temos impressoras e scanners em nossas residências, certo? Por isso, se você precisa enviar para alguém um documento que esteja impresso, o CamScanner é uma excelente ferramenta.

Trata-se de um aplicativo para dispositivos móveis que digitaliza fotos e documentos com alta qualidade — superior ao que seria uma foto simples de um documento impresso. Além disso, os arquivos escaneados podem ser salvos em PDF, favorecendo um compartilhamento mais seguro.

7. Microsoft Teams

Assim como o Google Meet, o Microsoft Teams também é uma plataforma para videoconferências, sendo extremamente útil para reuniões de alinhamento com equipes em trabalho remoto. Ele é completamente integrado aos aplicativos do Office, também podendo ser acessado por meio do desktop e dos smartphones.

O programa permite a criação de salas online, com compartilhamento de arquivos, realização de treinamentos a distância e acompanhamento remoto dos trabalhos executados pelos funcionários — tudo isso com a segurança oferecida pela tecnologia de computação em nuvem.

Dicas gerais para o home office

Como você pode perceber, não faltam ferramentas auxiliares ao trabalho remoto, não é mesmo? Além do uso dessas ferramentas, confira algumas dicas gerais para que um bom trabalho possa ser feito nesse modelo:

  • Utilize essas ferramentas para manter-se em contato contínuo com a sua equipe;
  • Dê feedbacks esporádicos a todos — coletiva ou individualmente;
  • Seja claro nas suas instruções, delegando as tarefas e registrando-as nos softwares de gerenciamento de projetos. Descreva a tarefa, o responsável e o prazo para a sua execução;
  • Mantenha-se acessível em diferentes canais de comunicação, de modo que você possa fazer perguntas aos colegas ou tirar as dúvidas deles;
  • Realize reuniões de alinhamento ao menos uma vez por semana;
  • Ofereça treinamentos e materiais de apoio para que os seus funcionários se familiarizem com as ferramentas acima.

O home office tem tudo para ser um grande auxílio à vida profissional de todos e à própria produtividade das organizações. Siga as dicas acima e faça um bom uso das ferramentas descritas para potencializar os seus talentos!

E você, ser de luz, já teve alguma experiência com essas ferramentas? Conhece alguma outra que também beneficia o trabalho remoto? Qual? Deixe o seu comentário no espaço a seguir. Além do mais, que tal levar estas informações a todos os seus amigos, colegas de trabalho, familiares e a quem mais possa se beneficiar delas? Compartilhe este artigo nas suas redes sociais!